Blinkend bureau

Hoe je van een rommelig bureau naar een lean kantoor komt

Zijn je werkprocessen een rommeltje en heb je het idee dat je veel tijd verspilt? Wil je wel weer eens de bovenkant van je bureaublad weer zien? In geen tijden schoongemaakt? Of leiden alle spullen je af? Kun je niks meer vinden? Wordt er een clean desk policy ingevoerd?

Wat als je een Lean kantoor hebt? Je werkprocessen op orde. Je weet wat je wanneer doen moet en hoe. Je kantoor ziet er netjes uit en is schoon. Je kunt je stukken makkelijk terugvinden, zowel digitaal als fysiek. Je collega’s hoeven niet meer bij je te vragen, omdat ze het zelf ook kunnen vinden. De samenwerking verloopt beter, doordat iedereen weet wie wat doet. Je spullen zijn onder handbereik, maar liggen niet om aandacht te vragen op je bureau.

Misschien wil je wel, maar ben je bang dat je een hopeloos geval bent. Ik ben niet snel onder de indruk van hoeveelheden ‘troep’ of rommelige werkprocessen. Samen komen we er wel doorheen.

Of denk je dat het bij je persoonlijkheid hoort? Dat je het lastig vindt, wil niet zeggen dat je het niet kan. Het kost je alleen meer energie, dan iemand die het van nature makkelijker afgaat. Ik help je het te doen en vol te houden. Terugval is heel normaal en geen reden om er maar niet aan te beginnen.

Een geordend kantoor schept rust en ruimte voor creatieve processen

Natuurlijk is het fijn om inspirerende dingen om je heen te hebben. Je kantoor is geen meubeltoonzaal. Er mag best te zien zijn dat er gewerkt wordt.

 

Maar wat doe je liever?

Het wiel voor de zoveelste keer uitvinden, omdat je niet weet, wat en hoe je iets doen moet?

Gedoe met collega’s, omdat niet duidelijk is wie wat had moeten doen?

Eindeloos zoeken naar dat ene stuk waarvan je zeker weet dat het ergens moet liggen?

Struikelen over de stapels papieren en spullen in je kantoor?

De zoveelste zoekopdracht op je computer geven omdat je een stuk weer niet kan vinden?

Je collega een allergische reactie bezorgen met al het stof dat zich opgehoopt heeft?

Of bezig zijn met de inhoud van je werk?

Het idee dat chaos nodig is voor creativiteit is allang achterhaalt.

“De gedachte dat creatieve arbeid en het betere denkwerk vooral gedijen bij de afwezigheid van regels en routine is een illusie.”

Ben Tiggelaar in de NRC

Het doel van een opgeruimd bureau en kantoor is,

dat je lekker kunt werken en makkelijk je benodigde spullen terug kunt vinden.

Of je nou bakjes gebruikt, ordners, hangmappen, of dat je je documenten aan de muur spijkert maakt mij niet uit.

Wat moet je kunnen om een tot een blinkend bureau te komen?

  • Beoordelen of iets voor jou nog nuttig is
  • Dingen weg kunnen gooien
  • Beoordelen of je een stuk vanwege wetgeving nog moet houden
  • Een goede digitale mappenstructuur opzetten
  • Goede, consequente naamgeving bedenken voor je documenten
  • Je papieren archief opschonen
  • Het archiveren van documenten zien als onderdeel van je werk
  • De discipline hebben om spullen die je gepakt hebt ook weer terug te leggen

Wat moet er gebeuren om een tot een Lean kantoor te komen?

Om tot een Lean kantoor te komen, moeten je werkprocessen onder de loep genomen worden.

Wat zijn jouw taken, wat zijn de taken van de collega’s? Hoe loopt het proces van wat jij doet en waar kan dat beter? Wat heb je nodig om je werk goed te kunnen doen? Waar zit de invloed van anderen en wat kunnen die verbeteren?

Voor de training:
“Ik vond het heel lastig om een goed papieren archief op te zetten en dat ook telkens bij te houden. Als je niet goed weet waar het heen moet, dan laat je het maar liggen. Ook digitaal wordt het gauw een chaos als je de rust niet neemt om er een goede strategie voor te bedenken. In de loop der tijd zijn er stapels ontstaan in mijn kantoor en die zaten mij in de weg.”

Na de training
“Door er eens goed voor te gaan zitten en de tips van Carla toe te passen heb ik een goede opzet van een archief, waardoor ik stukken niet meer laat slingeren. Ook gooi ik makkelijker weg, omdat ik beter weet wat nuttig is om te bewaren en wat niet. De stapels zijn weg en zitten me mentaal niet meer in de weg en het bijkomende voordeel is, dat er goed schoongemaakt kan worden.”

Denise van Munten

“Mijn werkkamer is veel veranderd. Ik had letterlijk ruimte nodig voor nieuwe zaken en die heb ik nu gekregen. Ook mijn digitale indeling is aangepakt en ik heb tools om wat ik bewaar ook weer te ontsluiten.

Ik heb goede instructies en handzame hand-outs gehad, waardoor ik gemakkelijker beslissingen neem over wat wanneer te doen. Het lukt goed om te veranderen met ondersteuning van deze tools.

Ik heb het complete pakket afgenomen en vond de training heel goed.”

Mary Schilder Contentworkflow

Wat leer je in de training Blinkend bureau?

  • Hoe je het aanpakt om een kantoor op te schonen, zodat je het daadwerkelijk gaat doen
  • Wat de regels zijn voor het bewaren van stukken, zodat je niet te veel weg doet
  • Hoe je een goed papieren archief opzet, zodat je er makkelijk stukken in kunt vinden
  • Hoe je een goed digitaal archief opzet, zodat je niet verdwaald in je mappenstructuur
  • In welke valkuilen je moet vermijden bij een digitaal archief, zodat je geen chaos creëert
  • Wat je nodig hebt om het proces in stand te houden, zodat je niet terugvalt in je oude gewoontes

Wat levert je dat op?

  • Er kan schoongemaakt worden
  • Je kunt je papieren terugvinden
  • Spullen leiden je niet meer af van je werk
  • Je kunt je digitale stukken makkelijk terug vinden
  • Je hebt geen moeite met de clean desk policy op je werk
  • Je collega’s kunnen stukken van je terugvinden als je afwezig bent

Hoe werkt dat?

Voor een Blinkend bureautraining kom ik naar jouw werkplek en gaan we samen aan de slag.

We werken een dagdeel samen en je leert hoe je het aanpakt. Daarna kun je zelfstandig verder.

Wil je nog verder samen aan het werk, omdat het zo lekker opschiet, dan maken we vervolgafspraken.

Je investering is 247 euro (excl. 21% btw) + reiskosten (21 cent per km).

Wil je ook de vervolgstap zetten naar een Lean kantoor, dan gaat dat op basis van een intake, omdat het verbeteren van werkprocessen afhangt van wat er speelt op jouw kantoor.

Heb je vragen? Over de trainingen? Of het geschikt zou zijn? Over jouw probleem of het probleem van je team? Of je daarmee bij mij op de juiste plek bent?

Boek een gesprek. In 20 minuten bespreken we waar je mee zit, wat je vragen en wat je wensen zijn. We kunnen dan samen bepalen of we een match zijn.

VIP traject

Persoonlijke begeleiding en werkplekbezoeken. Kijk hier voor meer informatie.

TEAM

Heeft jouw team te maken met deze problematiek? Je kunt ook kiezen voor een groepstraining. De training is maatwerk en wordt afgestemd op wat de organisatie en de individuele deelnemer nodig heeft.

Bel of mail me voor meer informatie.

06 28 97 26 22