Berichten

Waarom timemanagement soms niet werkt

Wat zegt ze nou? Timemanagement niet de oplossing?

Ben ik van mijn geloof gevallen? Nee hoor!

Een training timemanagement zet veel zoden aan de dijk. Het is alleen niet altijd de (hele) oplossing. Timemanagement gaat meestal over het individuele niveau. Als jij nou maar beter plant of betere keuzes maakt, dan komt het allemaal goed. Of als het team het werk nou maar beter plant….

Maar met plannen alleen ben je er niet. Als je elke ochtend struikelt over dezelfde problemen en je gaat er elke ochtend weer omheen of plakt er een pleister op, dan kun je plannen tot je een ons weegt, maar het werk gaat er niet beter door. Hetzelfde geldt voor omslachtige procedures, onnodige verslaglegging, onhandige formulieren, langdurige vergaderingen en ga zo maar door. Zaken waar je medewerkers veel tijd mee kwijt zijn en die weinig tot niets toevoegen aan het bedienen van je klant.

Dat kan anders. Namelijk door je werkprocessen eens onder de loep te nemen en alles eruit te gooien wat niet nuttig is. Je zult verbaasd staan over hoeveel dat is! Je medewerkers blij omdat de werkdruk daalt, de klant blij, omdat ie beter en sneller bediend wordt en voor je bedrijf blijft onder de streep meer over. Win – win -win heet dat.

Klagen je medewerkers over werkdruk? Blijven kleine (en grote) problemen onopgelost? Klagen je klanten dat het allemaal te lang duurt? Of klagen ze over de kwaliteit van de dienstverlening? Grote kans dat er winst te halen valt uit het verbeteren en standaardiseren van je werkprocessen.

Herken je deze problemen? Neem contact op voor een goed gesprek bij een kop koffie of thee! 06 28 97 26 22

Extra werk door een onderbreking

Met een docent in het beroepsonderwijs, ben ik tegen het einde van een traject. Ze heeft, onder andere, meer vooruit leren kijken, waardoor ze haar werkzaamheden beter kan verdelen en ze minder verrast wordt. Haar werkdruk is duidelijk lager.

Wat nog steeds heel lastig is, is dat ze tijdens haar werkzaamheden telkens onderbroken wordt. Een rustige plek om te werken in de lerarenkamer is er niet. Ze regelt af en toe een klein vergaderhokje om ongestoord te kunnen werken.

Afgelopen donderdag was ze bezig met de voorbereidingen voor een toets. Het was bijna af en daarna kon het naar de reproafdeling om geprint en geniet te worden. Op dat moment kwam een studentbegeleider bij haar langs om een gesprek te hebben met haar en een leerling. Het was van belang dat de lucht geklaard werd, voor de volgende les. Het gesprek moest op dat moment plaats vinden.

Na het gesprek maakte ze de toets af, maar helaas, ze was te laat om het nog te laten printen bij de reproafdeling. Het gevolg was, dat ze zelf moest printen en nieten, omdat de toets de volgende dag gemaakt moest worden. Ze was hierdoor erg laat thuis.

Ze had dus niet alleen uitloop door de onderbreking, maar ook extra werk!

Wat kan ze voortaan anders doen?

Ze kan voortaan calamiteitentijd inplannen. Tijd voor een onderbreking van haar werk, door iets dat per se meteen afgehandeld moet worden. Had ze de toets een dag eerder gemaakt, dan had repro tijd gehad om te printen en te nieten.

Je bent er niet, met alleen vooruit kijken en voldoende tijd inplannen, je moet ook rekening houden met mogelijke onderbrekingen en de invloed daarvan op je deadline.

Het is dus belangrijk om bij een taak jezelf ruimte te geven voor calamiteiten, zodat je de deadline toch haalt en je geen extra werkzaamheden op je dak krijgt, door een onderbreking.

© 2018 – Carla van Wees

 

 

 

 

Het probleem van tips tegen werkstress

Het is voor de vijfde keer de Week van de werkstress. Deze keer is het thema werkplezier en daarover worden weer tips verzameld, maar heeft dat zin?

Tips kunnen inspirerend werken. Dat je denkt: ‘O, wat handig! Weer wat geleerd!’, maar tips kunnen ook enorm ontmoedigen. ‘Dat heb ik al geprobeerd’ of ‘Ik heb al zoveel dingen geprobeerd’. Niet alle tips zijn namelijk heel makkelijk toepasbaar. Geen handigheidje dat je zo onder de knie hebt, maar zaken waar je moeite voor moet doen, of die ingrijpend zijn.

Een voorbeeld:

Tip 5 uit de werkplezier top tien:

‘Stem de hoeveelheid werk af, op de capaciteit van je medewerkers.’

Hoe doe je dat precies? En wat wordt er met capaciteit bedoeld? Niet alleen de hoeveelheid werk die mensen aankunnen, maar ook het niveau van de werkzaamheden? Dat veronderstelt toch wel de nodige kennis bij de leidinggevende over het niveau van het werk en de medewerker en de hoeveelheid tijd die het werk kost.

Kortom, het toepassen van tips heeft nog al eens de nodige voeten in de aarde.

Als je kijkt op de website van de Week van de werkstress, kun je zien welke bedrijven er mee bezig zijn.

Bij opvallend veel bedrijven staat, dat ze nog geen concrete plannen hebben!

Dat is wel nodig wil je er iets mee opschieten. Een plan waarin je stapsgewijs, continu verbeterend, hiermee aan de slag gaat.

Genoeg tips gehad en wil je concreet aan de slag met je werkdruk en werkplezier? Neem contact met me op.

© 2018 – Carla van Wees

‘Leer dat eens af!’ ofwel waarom gedragsverandering moeilijk is.

Heb jij ook wel eens een verkeerde of slechte gewoonte af moeten leren? Viel niet mee hè?

Het afleren van iets, is niet mogelijk en dat is heel makkelijk verklaarbaar.

Als je iets leert, wordt er in je hersenen een neurologische verbinding aangelegd. Hoe vaker je iets doet, hoe sterker de verbinding wordt. Het gaat je steeds makkelijker af.

Maar nu wil je die handeling niet meer. Je brein kiest echter de weg van de minste weerstand: die sterke verbinding die er al ligt. Iets niet meer doen, betekent dat je die route op de één of andere manier moet blokkeren. Dat gaat niet.  Zo’n verbinding kan alleen langzaam slijten. Door iets niet meer te doen, wordt de verbinding steeds zwakker, maar deze zal nooit helemaal verdwijnen. Als je even niet oplet, gaat je brein zijn gang en neemt ie de vertrouwde route.

Het is omgekeerd vergelijkbaar met een bospaadje. Een veel belopen bospad blijft kaal. Kies je een andere route, dan zal de eerste route begroeid raken, maar helemaal onzichtbaar wordt ie nooit. Als je even niet oplet, zit je op je vertrouwde paadje.

Telkens opletten en tegen jezelf zeggen: ‘Niet doen!’, is heel vermoeiend. Vaak geven we het dan ook al snel op.

Hoe doorbreek je dat?

Door niet iets af te willen leren, meer iets nieuws aan te leren. Daar is je brein goed in. Bedenk een andere manier van doen, die je inslijt tot het een nieuwe gewoonte is. Je steekt geen energie in jezelf bestraffend toespreken, maar bent bezig met leren. Je merkt dat je er steeds beter in wordt. Dat geeft energie!

Je kunt jezelf helpen, door via geeltjes jezelf ergens aan te herinneren, door anderen erbij te betrekken en je te helpen herinneren, of door een situatie zo in te richten, dat je het niet anders kunt doen. Een aankruisvel, waarop je aangeeft wanneer het gelukt is, werkt ook heel stimulerend.

Dus: stop met jezelf te kwellen met iets afleren en ga iets leren.

© 2018 – Carla van Wees

 

 

 

Tips om gewoon misbaar te zijn, tijdens je vakantie

De vakantie is bedoeld om afstand te nemen, te ‘resetten’ en jezelf weer op te laden. Toch nemen steeds meer mensen hun werk mee op vakantie.

Even de mail checken, of het allemaal nog goed gaat. Verreweg de meeste mensen geven aan, dat ze hun mail checken tijdens hun vakantie, om op de hoogte te blijven.

Vroeger kon dat domweg niet. Je had geen email en geen mobiele telefoon. Toch marcheerde het werk gewoon door, of niet, en dat was dan ook okee. Na terugkomst werd je op de hoogte gebracht van wat je moest weten. Tegenwoordig schijnt dat niet meer te kunnen. Maar hoe waar is dat?

Ik denk dat iedereen prima gemist kan worden. Ik durf zelfs de stelling aan, dat als je niet gemist kan worden, er bedrijfsmatig iets goed verkeerd zit. Blijkbaar vertrouw je je collega’s niet, dat ze kunnen wat jij kan. Blijkbaar gaan je collega’s of medewerkers meteen als kippen zonder kop maar wat doen, als jij er geen toezicht op houdt. Blijkbaar gaan er dingen mis, als er iets 2 of 3 weken stil ligt, of niet af is voor je vakantie. Blijkbaar gaan er dingen mis, als jij niet als een havik je inbox bewaakt.

Het valt wel mee, zeg je?

Zijn je collega’s best te vertrouwen en weten ze ook wat ze moeten doen? Dat project kan wel even 3 weken wachten, want een paar maanden geleden was je er ook drie weken lang niet aan toegekomen?

Waarom controleer je dat dan obsessief?

6 tips om geen havik te hoeven zijn:

  • Bekijk kritisch wat door moet lopen en wat best even kan wachten
  • Maak goede afspraken over wie wat van je overneemt.
  • Geef goed aan, bij zaken die overgenomen worden, welk resultaat je verwacht.
  • Bespreek wat een calamiteit is, waarbij je betrokken wilt worden, en wat niet.
  • Bespreek op welke manier er contact opgenomen wordt bij een calamiteit.
  • Spreek van te voren af, wie jou waarover op de hoogte brengt, na je vakantie.

Met deze afspraken kun je prima op vakantie, zonder constant in je mailbox te zitten. Je kunt meer ontspannen tijdens je vakantie en je zult beter uitgerust weer op je werk verschijnen. Je hebt echt vakantie gehad.

© 2018 – Carla van Wees

Ik heb er niets aan gehad!

‘Ik heb er niets aan gehad’, zei de deelneemster van een introductieworkshop Lean.

Gelukkig voor mij waren de 14 andere deelnemers wel enthousiast.

Maar waarom was deze vrouw niet enthousiast?

In de workshop hadden we in eerste instantie geïnventariseerd, waar dingen misgaan. Het kan om kleine ergernissen gaan: spullen die altijd zoek of op zijn. Of om grotere zaken met lastige of verschillende procedures.

Nadat we deze inventarisatie gedaan hadden, namen we een procedure onder de loep, om te kijken wat er loos was.

Bij veel deelnemers maakte dat van alles los. Ze kwamen er achter dat ze niet de enige waren die tegen bepaalde zaken opliepen. Vervolgens zagen ze het als een kans om tot één en dezelfde procedure te komen met minder miscommunicatie, overbodige handelingen en ander gedoe. Ze zagen het als een kans om kleine ergernissen uit de weg te ruimen, zoals spullen die er zouden moeten zijn, maar onvindbaar blijken. Met een eenvoudig Kanbansysteem en 5S is dat gedoe over spullen snel op te lossen. Geen tijd kwijt aan zoeken, betekent meer tijd voor belangrijker zaken.

Natuurlijk kwamen er ook dingen boven, die niet zo snel op te lossen zijn. Te veel verschillende computersystemen, trage inlogprocedures. Die onderwerpen lieten we dan ook met rust.

De focus lag namelijk, op de dingen die ze zelf konden doen om het werk makkelijker te maken. Niemand anders gaat dat voor ze doen. Zij zelf weten het beste waar ze last van hebben en wat dus opgelost moet worden. Zij zelf kunnen ook het beste nadenken over wat de beste oplossing is.

Waarom was deze deelneemster dan ontevreden?

Ze had gehoopt op instant oplossingen. Die andere mensen voor haar zouden bedenken. Ze had gehoopt in een middag DE oplossing te krijgen aangereikt voor haar werkdruk, zonder dat ze zelf zou nadenken of haar eigen gedrag aanpassen.

Maar zo werkt het niet.

Werkdruk oplossen begint bij jezelf. Zelf constateren wat er loos is, zelf oplossingen bedenken en zelf die oplossingen invoeren. En natuurlijk doe je het ook samen met anderen en kun je daar ondersteuning in krijgen van mensen zoals ik, maar het begint bij onderkennen dat je zelf op veel aspecten wel degelijk invloed hebt.

© 2018 – Carla van Wees

 

 

 

8 Signalen dat je te veel probeert te doen

Staar je in wanhoop naar je takenlijst? Voel je je overladen?

Als je alles probeert te doen op je takenlijst, is falen het enige resultaat waarvan je zeker weet dat je het zult halen.

Wat zijn de 8 signalen dat je jezelf aan het overladen bent?

  1. Taken vergeten. Oeps, ja, dat zou ik doen. Het staat zelfs op mijn takenlijst. Toch vergeten.
  2. Niet aan je belangrijkste taken toekomen. Je bent vooral bezig met ‘gedoe’. Kleine dingetjes, die wel gedaan moeten worden, maar geen topprioriteit hebben.
  3. Taken maar niet doen. Je weet, het zou wel moeten, maar laat maar. Je ziet wel of je er problemen mee krijgt.
  4. Dingen beloven, die niet haalbaar zijn en daarmee anderen en jezelf teleurstellen. Je zegt dat je vandaag nog iets afmaakt, maar je weet al dat dat moeilijk gaat worden. Toch doe je de belofte, omdat je zo aardig bent en de ander geen ‘nee’ wilt verkopen.
  5. Gestrest zijn. Je veroorzaakt je eigen stress. Voornamelijk door punt 4.
  6. Piekeren in plaats van slapen. Je brein blijft ’s avonds doormalen, omdat je nog zoveel te doen hebt en je niet weet hoe het voor elkaar te krijgen.
  7. Gelegenheden missen. Je had je willen inschrijven voor die cursus, maar nu is de inschrijfdatum al verstreken. Gemiste kans.
  8. Werk moet over. Je hebt haastwerk geleverd, want je hebt tenminste iets willen opleveren. Nu moet het over of gecorrigeerd en kost het je nog meer tijd.

De drie stappen die je moet zetten om dit onder controle te krijgen:

  1. Je werklast in kaart brengen. Welke projecten lopen er, welke taken zitten er aan vast en wat zijn de deadlines.
  2. Prioriteiten stellen. ‘Kill your darlings’. Het kan niet allemaal, dus pik er drie uit.
  3. Een planning maken. Werk terug vanaf de deadline. Wanneer heb je tijd om aan je project te werken. Kom je uit als je ook nog wat marge neemt voor problemen?

Maak jij je schuldig aan het overladen van jezelf?

Ik help je overzicht te krijgen, prioriteiten te stellen en goede planning te maken.

 

6 Tips in plaats van de zweep

Soms heb je van die dagen, dat dingen niet lopen zoals je wilt. Je hebt tegenslag of je zit laag in je energie, omdat je een slechte nacht hebt gehad. Je kunt jezelf natuurlijk met een figuurlijke zweep geven, maar aan het eind van de dag ben je dan waarschijnlijk behoorlijk gesloopt en is je productiviteit toch niet zo hoog geweest.

Je kunt het ook anders aanpakken. Stop met doorzetten en….

  • ga iets makkelijks doen, dat je weinig tot geen energie kost en waar je toch iets aan hebt. Plan dat lastige dat nu niet lukt in voor een ander moment.
  • ga iets doen dat energie geeft: een powernap, een actief spelletje, of sporten. Gewoon bewegen, bijvoorbeeld door te lopen en met je handen te bewegen terwijl je praat helpt al om je energieker te voelen.
  • ga iets doen dat ontspant: iets lezen, een wandelingetje, meditatie, of een simpel spelletje. Na een kwartier kun je vanuit ontspanning kijken of je die lastige taak nu wel kunt doen. Zo niet, pak dan strategie 1.
  • besteed je probleem uit aan iemand anders en leg zelf je aandacht bij iets dat daar niets mee te maken heeft.
  • Ga opruimen. Opruimen geeft ruimte en vaak komt je energie dan wel weer terug.
  • Ga even bij iemand klagen. Je hart luchten bij iemand die wel een paar minuten zonder commentaar te geven naar je kan luisteren, haalt je frustratieniveau naar beneden, waarna je verder kunt.

Maak het jezelf makkelijk en accepteer dat je je dag niet hebt. Dat scheelt verspilling van je energie.

Welke ga jij toepassen?