Berichten

Waarom timemanagement soms niet werkt

Wat zegt ze nou? Timemanagement niet de oplossing?

Ben ik van mijn geloof gevallen? Nee hoor!

Een training timemanagement zet veel zoden aan de dijk. Het is alleen niet altijd de (hele) oplossing. Timemanagement gaat meestal over het individuele niveau. Als jij nou maar beter plant of betere keuzes maakt, dan komt het allemaal goed. Of als het team het werk nou maar beter plant….

Maar met plannen alleen ben je er niet. Als je elke ochtend struikelt over dezelfde problemen en je gaat er elke ochtend weer omheen of plakt er een pleister op, dan kun je plannen tot je een ons weegt, maar het werk gaat er niet beter door. Hetzelfde geldt voor omslachtige procedures, onnodige verslaglegging, onhandige formulieren, langdurige vergaderingen en ga zo maar door. Zaken waar je medewerkers veel tijd mee kwijt zijn en die weinig tot niets toevoegen aan het bedienen van je klant.

Dat kan anders. Namelijk door je werkprocessen eens onder de loep te nemen en alles eruit te gooien wat niet nuttig is. Je zult verbaasd staan over hoeveel dat is! Je medewerkers blij omdat de werkdruk daalt, de klant blij, omdat ie beter en sneller bediend wordt en voor je bedrijf blijft onder de streep meer over. Win – win -win heet dat.

Klagen je medewerkers over werkdruk? Blijven kleine (en grote) problemen onopgelost? Klagen je klanten dat het allemaal te lang duurt? Of klagen ze over de kwaliteit van de dienstverlening? Grote kans dat er winst te halen valt uit het verbeteren en standaardiseren van je werkprocessen.

Herken je deze problemen? Neem contact op voor een goed gesprek bij een kop koffie of thee! 06 28 97 26 22

Snel weer op stoom na je vakantie

Vind je het lastig om weer op gang te komen na je vakantie? Je inbox ziet er niet aanlokkelijk uit met meer dan 300 mails om weg te werken. Je collega’s komen langs om te vragen of je snel even dit of dat kan doen, want dat is tijdens je vakantie blijven liggen, terwijl het toch ook wel leuk zou zijn om wat van je vakantieverhalen te delen. Voor je het weet zit je in een dip en verlang je terug naar je vakantie! Helaas duurt dat nog wel even en zou het toch fijn zijn om weer met plezier aan het werk te zijn.

Gun jezelf even de tijd om op te starten. Laat je out-of-office nog even doorlopen, zodat je jezelf de tijd geeft om bij te raken met alles wat er speelt. Laat je bijpraten over wat er in de vakantie is voorgevallen en hoe het staat met de diverse projecten. Grote kans dat de helft van je mail dan al niet meer relevant is. Die mailbox open je dus pas als je op de hoogte bent en een globale planning voor de komende week hebt.

Begin in je mailbox niet bovenaan of onderaan, maar selecteer op gesprekken, zodat mail die bij elkaar hoort bij elkaar staat. Zo hoef je lang niet alles te lezen en kun je prioriteren. Begin met organiseren en beslissen. Wat weg kan gooi je weg. Wat gearchiveerd moet, archiveer je. Je inbox zal al aardig leeg worden. Daarna ga je pas reageren op wat er nog in staat in volgorde van belangrijkheid.

Zijn er dingen mis gegaan? Bespreek het persoonlijk en vecht het niet uit via de mail. Vergeet niet te bedenken, wat je volgende keer anders zou kunnen doen, om te zorgen dat het in je afwezigheid wel goed werkt.

Tips voor de volgende keer:

  • Hoe beter voorbereid je weg bent gegaan, hoe relaxter en makkelijker je weer in je werk stapt.
  • Begin een week of drie van te voren met afronden en neem geen nieuwe dingen meer aan.
  • Bedenk wat per se overgenomen moet worden en delegeer dat aan collega’s. Bespreek het goed door, zodat je weet dat zij weten wat er verwacht wordt en hoe het moet.
  • Bespreek wat een calamiteit is, waarvoor je in je vakantie gestoord mag worden.
  • Ruim rommel op, of dat nu dossiers op je bureau zijn of bestanden in je computer. Zorg dat je overzicht hebt over wat er speelt en waar je na je vakantie mee gaat beginnen.

 

Vind je het lastig om al dit soort dingen te regelen? Ik help je graag.

© 2019 – Carla van Wees

 

 

 

 

 

 

Mijn opleiding is af en ik ga trouwen

Nee, dit gaat niet over mij, maar over een klant van mij.

Ze had al tijden in haar hoofd, dat ze een opleidingsprogramma wilde starten. Het hele programma zat al in haar hoofd, al een jaar of drie. Daar bleef het bij. Ze liet zich leiden door de waan van de dag en zo was er altijd wel iets anders te doen.

In een ochtend zijn we aan de slag gegaan om daar verandering in te brengen. Met behulp van de Lean policy deploymentmatrix zijn we haar wensen en acties in kaart gaan brengen. Deze matrix wordt gebruikt in grote organisaties, om het beleid en het waarom van acties helder te maken voor alle medewerkers. Deze matrix is dus ook heel goed op individueel niveau te gebruiken.

Waar wil je staan over 3 jaar? Wat moet er dan dit jaar gebeuren? Welke concrete acties zijn er dan nodig? Door de connectie in kaart te brengen tussen de wensen en de concrete acties, zie je of een bepaalde actie past in het plan om daar te komen waar je wilt. Soms vallen dingen dan gewoon af, omdat ze niets bijdragen aan het te behalen doel.

Tenslotte maakten we de laatste stap op een grote jaarplanner: wanneer dan?

Doe je deze laatste stap niet, dan heb je een prachtig plan, waar vaak nog niks van terecht komt.

Zo kwamen we tot de conclusie dat haar bruiloft op een ander moment plaats moest vinden dan ze in haar hoofd had, maar ook dat het een haalbare kaart was, om met drie maanden de opleiding startklaar te hebben.

Inderdaad kreeg ik na een maand of drie de mededeling dat alles in kannen en kruiken was. De opleiding stond en de trouwdatum lag vast. Dat is de kracht van overzicht creëren en inplannen.

Wil je ook je doelen bereiken? Neem contact met me op.

© 2019 – Carla van Wees

Pluk het laaghangend fruit

Je bent ergens bezig en je hebt wat nodig. Ik noem maar wat: een rolletje plakband. Terwijl je bezig bent, gaat het rolletje op. Je loopt naar de kast met voorraad, maar helaas, op de plek waar jij het verwacht, ligt geen plakband. Na enig zoeken, vind je toch nog ergens een rolletje. ‘Hè, denk je, dat is al de zoveelste keer dat het me gebeurt. Daar zouden we eens wat aan moeten doen’. Je legt een briefje neer, dat er plakband besteld moet worden (nu geen tijd) en gaat over tot de orde van de dag.

Herkenbaar? Dat je telkens tegen dezelfde kleine dingetjes aanloopt?

Het plakbandprobleem wordt niet opgelost. Niet dat het een ramp is, je hebt met enige moeite toch het karweitje kunnen doen, maar het plakband staat hier symbool, voor het niet oplossen van kleine problemen. Kleine ergernissen, die uitgroeien tot iets groters of kleine ergernissen, die je van je werk houden en je veel tijd en energie kosten. Tegelijkertijd, heb je geen tijd om het op te lossen. Je hebt het druk!

Het is een veel voorkomend verschijnsel. Geen tijd nemen om kleine problemen op te lossen, die veel tijd kosten. Je neemt zo een beslissing voor de korte termijn, die je op de lange termijn veel kost. Sta daar eens bij stil, op het moment dat je zo’n kleine ergernis tegenkomt. Wat levert het je op, op lange termijn, als je het probleem echt oplost en geen genoegen neemt met een lapmiddel?

Kortom, raap het op de grond liggend fruit op (voor het gaat rotten!) en pluk het laaghangend fruit. Het kost vaak minder tijd dan je denkt. Het levert niet alleen tijd op, maar ook energie.

© 2019 – Carla van Wees

Extra werk door een onderbreking

Met een docent in het beroepsonderwijs, ben ik tegen het einde van een traject. Ze heeft, onder andere, meer vooruit leren kijken, waardoor ze haar werkzaamheden beter kan verdelen en ze minder verrast wordt. Haar werkdruk is duidelijk lager.

Wat nog steeds heel lastig is, is dat ze tijdens haar werkzaamheden telkens onderbroken wordt. Een rustige plek om te werken in de lerarenkamer is er niet. Ze regelt af en toe een klein vergaderhokje om ongestoord te kunnen werken.

Afgelopen donderdag was ze bezig met de voorbereidingen voor een toets. Het was bijna af en daarna kon het naar de reproafdeling om geprint en geniet te worden. Op dat moment kwam een studentbegeleider bij haar langs om een gesprek te hebben met haar en een leerling. Het was van belang dat de lucht geklaard werd, voor de volgende les. Het gesprek moest op dat moment plaats vinden.

Na het gesprek maakte ze de toets af, maar helaas, ze was te laat om het nog te laten printen bij de reproafdeling. Het gevolg was, dat ze zelf moest printen en nieten, omdat de toets de volgende dag gemaakt moest worden. Ze was hierdoor erg laat thuis.

Ze had dus niet alleen uitloop door de onderbreking, maar ook extra werk!

Wat kan ze voortaan anders doen?

Ze kan voortaan calamiteitentijd inplannen. Tijd voor een onderbreking van haar werk, door iets dat per se meteen afgehandeld moet worden. Had ze de toets een dag eerder gemaakt, dan had repro tijd gehad om te printen en te nieten.

Je bent er niet, met alleen vooruit kijken en voldoende tijd inplannen, je moet ook rekening houden met mogelijke onderbrekingen en de invloed daarvan op je deadline.

Het is dus belangrijk om bij een taak jezelf ruimte te geven voor calamiteiten, zodat je de deadline toch haalt en je geen extra werkzaamheden op je dak krijgt, door een onderbreking.

© 2018 – Carla van Wees

 

 

 

 

Het probleem van tips tegen werkstress

Het is voor de vijfde keer de Week van de werkstress. Deze keer is het thema werkplezier en daarover worden weer tips verzameld, maar heeft dat zin?

Tips kunnen inspirerend werken. Dat je denkt: ‘O, wat handig! Weer wat geleerd!’, maar tips kunnen ook enorm ontmoedigen. ‘Dat heb ik al geprobeerd’ of ‘Ik heb al zoveel dingen geprobeerd’. Niet alle tips zijn namelijk heel makkelijk toepasbaar. Geen handigheidje dat je zo onder de knie hebt, maar zaken waar je moeite voor moet doen, of die ingrijpend zijn.

Een voorbeeld:

Tip 5 uit de werkplezier top tien:

‘Stem de hoeveelheid werk af, op de capaciteit van je medewerkers.’

Hoe doe je dat precies? En wat wordt er met capaciteit bedoeld? Niet alleen de hoeveelheid werk die mensen aankunnen, maar ook het niveau van de werkzaamheden? Dat veronderstelt toch wel de nodige kennis bij de leidinggevende over het niveau van het werk en de medewerker en de hoeveelheid tijd die het werk kost.

Kortom, het toepassen van tips heeft nog al eens de nodige voeten in de aarde.

Als je kijkt op de website van de Week van de werkstress, kun je zien welke bedrijven er mee bezig zijn.

Bij opvallend veel bedrijven staat, dat ze nog geen concrete plannen hebben!

Dat is wel nodig wil je er iets mee opschieten. Een plan waarin je stapsgewijs, continu verbeterend, hiermee aan de slag gaat.

Genoeg tips gehad en wil je concreet aan de slag met je werkdruk en werkplezier? Neem contact met me op.

© 2018 – Carla van Wees

Nog even dit….en toen was je te laat!

Denk jij wel eens bij jezelf: “Nog even dit en dan…” Grote kans dat je last hebt van de ‘nog even ditteritus’.

Nog ‘even’ een mailtje lezen, voor je naar een afspraak gaat. Nog ‘even’ dit bekijken voor die vergadering. Oeps, in ene is het hoog tijd om naar die afspraak of vergadering te gaan. Je graait je spullen bij elkaar (heb je alles?) en zet het op een hollen. Gehaast kom je binnen vallen (te laat?). Toch nog dat ene document vergeten of je agenda ligt nog op je bureau.

Het lijkt heel efficiënt om je losse minuutjes te vullen met dingen die je ‘even’ kunt doen en soms is dat ook heel handig en nuttig. Het probleem zit hem in de term ‘even’.

Wat is ‘even’?

Is dat 1 minuut? 5 minuten? Een kwartier?

Realiseer je, dat het ook ‘even’ kost, om je te focussen. Zit je er net lekker in, is het tijd om te stoppen.

Of ‘even’ wordt langer dan gedacht. Het valt tegen hoe lang je er over doet. Het telefoongesprek met iemand die je ‘even’ wou bellen, duurt toch langer, omdat die ander nog een tweede onderwerp wil bespreken, nu hij je toch aan de lijn heeft.

Drie tips om het anders te doen:

  1. Betrap jij je op ‘even’ in je gedachten? Bedenk concreet hoe lang dat ‘even’ dan duurt.
  2. Vul het ‘even’-moment niet. Gun jezelf de rust, je spullen bij elkaar te pakken en je geestelijk voor te bereiden op die vergadering of dat gesprek.
  3. Kijk of je in je dag een moment kunt inplannen, voor al die kleine taakjes die ‘even’ duren.

Veel succes! En wil je even wat hulp? Neem dan contact met me op.

8 Signalen dat je te veel probeert te doen

Staar je in wanhoop naar je takenlijst? Voel je je overladen?

Als je alles probeert te doen op je takenlijst, is falen het enige resultaat waarvan je zeker weet dat je het zult halen.

Wat zijn de 8 signalen dat je jezelf aan het overladen bent?

  1. Taken vergeten. Oeps, ja, dat zou ik doen. Het staat zelfs op mijn takenlijst. Toch vergeten.
  2. Niet aan je belangrijkste taken toekomen. Je bent vooral bezig met ‘gedoe’. Kleine dingetjes, die wel gedaan moeten worden, maar geen topprioriteit hebben.
  3. Taken maar niet doen. Je weet, het zou wel moeten, maar laat maar. Je ziet wel of je er problemen mee krijgt.
  4. Dingen beloven, die niet haalbaar zijn en daarmee anderen en jezelf teleurstellen. Je zegt dat je vandaag nog iets afmaakt, maar je weet al dat dat moeilijk gaat worden. Toch doe je de belofte, omdat je zo aardig bent en de ander geen ‘nee’ wilt verkopen.
  5. Gestrest zijn. Je veroorzaakt je eigen stress. Voornamelijk door punt 4.
  6. Piekeren in plaats van slapen. Je brein blijft ’s avonds doormalen, omdat je nog zoveel te doen hebt en je niet weet hoe het voor elkaar te krijgen.
  7. Gelegenheden missen. Je had je willen inschrijven voor die cursus, maar nu is de inschrijfdatum al verstreken. Gemiste kans.
  8. Werk moet over. Je hebt haastwerk geleverd, want je hebt tenminste iets willen opleveren. Nu moet het over of gecorrigeerd en kost het je nog meer tijd.

De drie stappen die je moet zetten om dit onder controle te krijgen:

  1. Je werklast in kaart brengen. Welke projecten lopen er, welke taken zitten er aan vast en wat zijn de deadlines.
  2. Prioriteiten stellen. ‘Kill your darlings’. Het kan niet allemaal, dus pik er drie uit.
  3. Een planning maken. Werk terug vanaf de deadline. Wanneer heb je tijd om aan je project te werken. Kom je uit als je ook nog wat marge neemt voor problemen?

Maak jij je schuldig aan het overladen van jezelf?

Ik help je overzicht te krijgen, prioriteiten te stellen en goede planning te maken.

 

8 Taakjes die een minuut of minder kosten

Korte taakjes afhandelen, helpen je grip op je werk te houden. Waar moet je dan aan denken?

  1. Je agenda bekijken voor de dag
  2. Je takenlijst bekijken en een taak kiezen
  3. Een telefoontje plegen om een afspraak te bevestigen
  4. Iets terugleggen op de plek waar het vandaan kwam
  5. Een factuur betalen
  6. Een berichtje met informatie doorsturen of een korte vraag beantwoorden
  7. Je bureau opruimen (als je het elke dag doet, tenminste)
  8. Iets weggooien

Allemaal kleine dingetjes, die er voor zorgen, dat je de controle behoudt, opgeruimd blijft en zaken niet uit de hand lopen.

Zoals die factuur die je bent vergeten te betalen, waardoor je een aanmaning krijgt, of de afspraak die niet doorgaat, omdat je vergeten bent te bevestigen.

Wat doe jij binnen één minuut?