De wortel gaat steeds dieper….

Ik kwam een tijdje terug bij een bedrijf, waar ze ontzettend hun best gedaan hadden om structuur aan te brengen in het opbergen van documenten. Het resultaat was, dat bijna elk document in zijn eigen mapje stond. Dieper en dieper moest je de documentenstructuur in, map in map in map, om uiteindelijk bij een document uit te komen. Geen wonder dat niemand er meer de weg wist. Een diep ingegraven wortel was het.

Een diep zittende wortel, kost veel energie om uit de grond te krijgen. Een diep zittend document ook.

Frustratie was het resultaat. Tijdverlies was het resultaat.

‘Less is more’, is hier een prima toepasbaar principe.

Hoe minder mapjes hoe beter.

In een ordner heb je ook niet elk document achter zijn eigen tabblad zitten, dus hoeft dat digitaal ook niet. Meer mappen maakt vaak niet vindbaarder.

Hoe ingewikkelder de mappenstructuur, hoe starder alles wordt en hoe moeilijker het wordt om het document in de juiste map te plaatsen.

  • Vraag jezelf af: “Hoe zou ik dit opbergen als het om een fysiek papier ging?”
  • Neem de tijd om een goede mappenstructuur te maken
  • Zie het als een levend iets: het moet blijven bewegen
  • Neem de tijd om de naamgeving van de documenten te structureren.

Vind je het lastig? In mijn training “Blinkend bureau”, is er uitgebreid aandacht voor een “Blinkende harde schijf”.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.