Doe eens gek!

Oei, dat blijft een moeilijke. Niet meegaan met de waan van de dag, maar de tijd nemen om je agenda en takenlijst eens goed door te nemen. Om prioriteiten te stellen, maar soms ook om vaardigheden te leren, die je vervolgens sneller maken.

Een collega van mij, gaf laatst een in-company-training timemanagement. 70% van de deelnemers kwam niet opdagen, omdat ze geen tijd hadden. Keihard nodig, dus, die training. Hoe kan het, dat het bij deze mensen dan toch onderaan de prioriteitenlijst bungelt?

Een klant van mij moet veel verslagen tikken. Dat doet ze met het “RIA-tweevingersysteem”. Voor de jongeren: ooit maakte een keyboardfabrikant reclame dat iedereen kon leren pianospelen met twee vingers. Natuurlijk deed het keyboard de rest, maar voor dat verslag van mijn klant, gaat die vlieger niet op. Uiteraard heeft ze geen tijd om een typecursus te doen.

Zo kan ik nog wel een tijdje doorgaan, met voorbeelden van geen tijd hebben, om aan timemanagement te doen. Allemaal houthakkers met een bot geworden bijl, die geen tijd hebben om hem te slijpen. Iedereen vindt dat de houthakkers niet slim bezig zijn, maar heb je wel eens naar jezelf gekeken?

Doe eens gek, maak tijd om je bijl te slijpen!

De wortel gaat steeds dieper….

Ik kwam een tijdje terug bij een bedrijf, waar ze ontzettend hun best gedaan hadden om structuur aan te brengen in het opbergen van documenten. Het resultaat was, dat bijna elk document in zijn eigen mapje stond. Dieper en dieper moest je de documentenstructuur in, map in map in map, om uiteindelijk bij een document uit te komen. Geen wonder dat niemand er meer de weg wist. Een diep ingegraven wortel was het.

Een diep zittende wortel, kost veel energie om uit de grond te krijgen. Een diep zittend document ook.

Frustratie was het resultaat. Tijdverlies was het resultaat.

‘Less is more’, is hier een prima toepasbaar principe.

Hoe minder mapjes hoe beter.

In een ordner heb je ook niet elk document achter zijn eigen tabblad zitten, dus hoeft dat digitaal ook niet. Meer mappen maakt vaak niet vindbaarder.

Hoe ingewikkelder de mappenstructuur, hoe starder alles wordt en hoe moeilijker het wordt om het document in de juiste map te plaatsen.

  • Vraag jezelf af: “Hoe zou ik dit opbergen als het om een fysiek papier ging?”
  • Neem de tijd om een goede mappenstructuur te maken
  • Zie het als een levend iets: het moet blijven bewegen
  • Neem de tijd om de naamgeving van de documenten te structureren.

Vind je het lastig? In mijn training “Blinkend bureau”, is er uitgebreid aandacht voor een “Blinkende harde schijf”.