Snel weer op stoom na je vakantie

Vind je het lastig om weer op gang te komen na je vakantie? Je inbox ziet er niet aanlokkelijk uit met meer dan 300 mails om weg te werken. Je collega’s komen langs om te vragen of je snel even dit of dat kan doen, want dat is tijdens je vakantie blijven liggen, terwijl het toch ook wel leuk zou zijn om wat van je vakantieverhalen te delen. Voor je het weet zit je in een dip en verlang je terug naar je vakantie! Helaas duurt dat nog wel even en zou het toch fijn zijn om weer met plezier aan het werk te zijn.

Gun jezelf even de tijd om op te starten. Laat je out-of-office nog even doorlopen, zodat je jezelf de tijd geeft om bij te raken met alles wat er speelt. Laat je bijpraten over wat er in de vakantie is voorgevallen en hoe het staat met de diverse projecten. Grote kans dat de helft van je mail dan al niet meer relevant is. Die mailbox open je dus pas als je op de hoogte bent en een globale planning voor de komende week hebt.

Begin in je mailbox niet bovenaan of onderaan, maar selecteer op gesprekken, zodat mail die bij elkaar hoort bij elkaar staat. Zo hoef je lang niet alles te lezen en kun je prioriteren. Begin met organiseren en beslissen. Wat weg kan gooi je weg. Wat gearchiveerd moet, archiveer je. Je inbox zal al aardig leeg worden. Daarna ga je pas reageren op wat er nog in staat in volgorde van belangrijkheid.

Zijn er dingen mis gegaan? Bespreek het persoonlijk en vecht het niet uit via de mail. Vergeet niet te bedenken, wat je volgende keer anders zou kunnen doen, om te zorgen dat het in je afwezigheid wel goed werkt.

Tips voor de volgende keer:

  • Hoe beter voorbereid je weg bent gegaan, hoe relaxter en makkelijker je weer in je werk stapt.
  • Begin een week of drie van te voren met afronden en neem geen nieuwe dingen meer aan.
  • Bedenk wat per se overgenomen moet worden en delegeer dat aan collega’s. Bespreek het goed door, zodat je weet dat zij weten wat er verwacht wordt en hoe het moet.
  • Bespreek wat een calamiteit is, waarvoor je in je vakantie gestoord mag worden.
  • Ruim rommel op, of dat nu dossiers op je bureau zijn of bestanden in je computer. Zorg dat je overzicht hebt over wat er speelt en waar je na je vakantie mee gaat beginnen.

 

Vind je het lastig om al dit soort dingen te regelen? Ik help je graag.

© 2019 – Carla van Wees

 

 

 

 

 

 

Pluk het laaghangend fruit

Je bent ergens bezig en je hebt wat nodig. Ik noem maar wat: een rolletje plakband. Terwijl je bezig bent, gaat het rolletje op. Je loopt naar de kast met voorraad, maar helaas, op de plek waar jij het verwacht, ligt geen plakband. Na enig zoeken, vind je toch nog ergens een rolletje. ‘Hè, denk je, dat is al de zoveelste keer dat het me gebeurt. Daar zouden we eens wat aan moeten doen’. Je legt een briefje neer, dat er plakband besteld moet worden (nu geen tijd) en gaat over tot de orde van de dag.

Herkenbaar? Dat je telkens tegen dezelfde kleine dingetjes aanloopt?

Het plakbandprobleem wordt niet opgelost. Niet dat het een ramp is, je hebt met enige moeite toch het karweitje kunnen doen, maar het plakband staat hier symbool, voor het niet oplossen van kleine problemen. Kleine ergernissen, die uitgroeien tot iets groters of kleine ergernissen, die je van je werk houden en je veel tijd en energie kosten. Tegelijkertijd, heb je geen tijd om het op te lossen. Je hebt het druk!

Het is een veel voorkomend verschijnsel. Geen tijd nemen om kleine problemen op te lossen, die veel tijd kosten. Je neemt zo een beslissing voor de korte termijn, die je op de lange termijn veel kost. Sta daar eens bij stil, op het moment dat je zo’n kleine ergernis tegenkomt. Wat levert het je op, op lange termijn, als je het probleem echt oplost en geen genoegen neemt met een lapmiddel?

Kortom, raap het op de grond liggend fruit op (voor het gaat rotten!) en pluk het laaghangend fruit. Het kost vaak minder tijd dan je denkt. Het levert niet alleen tijd op, maar ook energie.

© 2019 – Carla van Wees

Extra werk door een onderbreking

Met een docent in het beroepsonderwijs, ben ik tegen het einde van een traject. Ze heeft, onder andere, meer vooruit leren kijken, waardoor ze haar werkzaamheden beter kan verdelen en ze minder verrast wordt. Haar werkdruk is duidelijk lager.

Wat nog steeds heel lastig is, is dat ze tijdens haar werkzaamheden telkens onderbroken wordt. Een rustige plek om te werken in de lerarenkamer is er niet. Ze regelt af en toe een klein vergaderhokje om ongestoord te kunnen werken.

Afgelopen donderdag was ze bezig met de voorbereidingen voor een toets. Het was bijna af en daarna kon het naar de reproafdeling om geprint en geniet te worden. Op dat moment kwam een studentbegeleider bij haar langs om een gesprek te hebben met haar en een leerling. Het was van belang dat de lucht geklaard werd, voor de volgende les. Het gesprek moest op dat moment plaats vinden.

Na het gesprek maakte ze de toets af, maar helaas, ze was te laat om het nog te laten printen bij de reproafdeling. Het gevolg was, dat ze zelf moest printen en nieten, omdat de toets de volgende dag gemaakt moest worden. Ze was hierdoor erg laat thuis.

Ze had dus niet alleen uitloop door de onderbreking, maar ook extra werk!

Wat kan ze voortaan anders doen?

Ze kan voortaan calamiteitentijd inplannen. Tijd voor een onderbreking van haar werk, door iets dat per se meteen afgehandeld moet worden. Had ze de toets een dag eerder gemaakt, dan had repro tijd gehad om te printen en te nieten.

Je bent er niet, met alleen vooruit kijken en voldoende tijd inplannen, je moet ook rekening houden met mogelijke onderbrekingen en de invloed daarvan op je deadline.

Het is dus belangrijk om bij een taak jezelf ruimte te geven voor calamiteiten, zodat je de deadline toch haalt en je geen extra werkzaamheden op je dak krijgt, door een onderbreking.

© 2018 – Carla van Wees

 

 

 

 

Het probleem van tips tegen werkstress

Het is voor de vijfde keer de Week van de werkstress. Deze keer is het thema werkplezier en daarover worden weer tips verzameld, maar heeft dat zin?

Tips kunnen inspirerend werken. Dat je denkt: ‘O, wat handig! Weer wat geleerd!’, maar tips kunnen ook enorm ontmoedigen. ‘Dat heb ik al geprobeerd’ of ‘Ik heb al zoveel dingen geprobeerd’. Niet alle tips zijn namelijk heel makkelijk toepasbaar. Geen handigheidje dat je zo onder de knie hebt, maar zaken waar je moeite voor moet doen, of die ingrijpend zijn.

Een voorbeeld:

Tip 5 uit de werkplezier top tien:

‘Stem de hoeveelheid werk af, op de capaciteit van je medewerkers.’

Hoe doe je dat precies? En wat wordt er met capaciteit bedoeld? Niet alleen de hoeveelheid werk die mensen aankunnen, maar ook het niveau van de werkzaamheden? Dat veronderstelt toch wel de nodige kennis bij de leidinggevende over het niveau van het werk en de medewerker en de hoeveelheid tijd die het werk kost.

Kortom, het toepassen van tips heeft nog al eens de nodige voeten in de aarde.

Als je kijkt op de website van de Week van de werkstress, kun je zien welke bedrijven er mee bezig zijn.

Bij opvallend veel bedrijven staat, dat ze nog geen concrete plannen hebben!

Dat is wel nodig wil je er iets mee opschieten. Een plan waarin je stapsgewijs, continu verbeterend, hiermee aan de slag gaat.

Genoeg tips gehad en wil je concreet aan de slag met je werkdruk en werkplezier? Neem contact met me op.

© 2018 – Carla van Wees

‘Leer dat eens af!’ ofwel waarom gedragsverandering moeilijk is.

Heb jij ook wel eens een verkeerde of slechte gewoonte af moeten leren? Viel niet mee hè?

Het afleren van iets, is niet mogelijk en dat is heel makkelijk verklaarbaar.

Als je iets leert, wordt er in je hersenen een neurologische verbinding aangelegd. Hoe vaker je iets doet, hoe sterker de verbinding wordt. Het gaat je steeds makkelijker af.

Maar nu wil je die handeling niet meer. Je brein kiest echter de weg van de minste weerstand: die sterke verbinding die er al ligt. Iets niet meer doen, betekent dat je die route op de één of andere manier moet blokkeren. Dat gaat niet.  Zo’n verbinding kan alleen langzaam slijten. Door iets niet meer te doen, wordt de verbinding steeds zwakker, maar deze zal nooit helemaal verdwijnen. Als je even niet oplet, gaat je brein zijn gang en neemt ie de vertrouwde route.

Het is omgekeerd vergelijkbaar met een bospaadje. Een veel belopen bospad blijft kaal. Kies je een andere route, dan zal de eerste route begroeid raken, maar helemaal onzichtbaar wordt ie nooit. Als je even niet oplet, zit je op je vertrouwde paadje.

Telkens opletten en tegen jezelf zeggen: ‘Niet doen!’, is heel vermoeiend. Vaak geven we het dan ook al snel op.

Hoe doorbreek je dat?

Door niet iets af te willen leren, meer iets nieuws aan te leren. Daar is je brein goed in. Bedenk een andere manier van doen, die je inslijt tot het een nieuwe gewoonte is. Je steekt geen energie in jezelf bestraffend toespreken, maar bent bezig met leren. Je merkt dat je er steeds beter in wordt. Dat geeft energie!

Je kunt jezelf helpen, door via geeltjes jezelf ergens aan te herinneren, door anderen erbij te betrekken en je te helpen herinneren, of door een situatie zo in te richten, dat je het niet anders kunt doen. Een aankruisvel, waarop je aangeeft wanneer het gelukt is, werkt ook heel stimulerend.

Dus: stop met jezelf te kwellen met iets afleren en ga iets leren.

© 2018 – Carla van Wees

 

 

 

Tips om gewoon misbaar te zijn, tijdens je vakantie

De vakantie is bedoeld om afstand te nemen, te ‘resetten’ en jezelf weer op te laden. Toch nemen steeds meer mensen hun werk mee op vakantie.

Even de mail checken, of het allemaal nog goed gaat. Verreweg de meeste mensen geven aan, dat ze hun mail checken tijdens hun vakantie, om op de hoogte te blijven.

Vroeger kon dat domweg niet. Je had geen email en geen mobiele telefoon. Toch marcheerde het werk gewoon door, of niet, en dat was dan ook okee. Na terugkomst werd je op de hoogte gebracht van wat je moest weten. Tegenwoordig schijnt dat niet meer te kunnen. Maar hoe waar is dat?

Ik denk dat iedereen prima gemist kan worden. Ik durf zelfs de stelling aan, dat als je niet gemist kan worden, er bedrijfsmatig iets goed verkeerd zit. Blijkbaar vertrouw je je collega’s niet, dat ze kunnen wat jij kan. Blijkbaar gaan je collega’s of medewerkers meteen als kippen zonder kop maar wat doen, als jij er geen toezicht op houdt. Blijkbaar gaan er dingen mis, als er iets 2 of 3 weken stil ligt, of niet af is voor je vakantie. Blijkbaar gaan er dingen mis, als jij niet als een havik je inbox bewaakt.

Het valt wel mee, zeg je?

Zijn je collega’s best te vertrouwen en weten ze ook wat ze moeten doen? Dat project kan wel even 3 weken wachten, want een paar maanden geleden was je er ook drie weken lang niet aan toegekomen?

Waarom controleer je dat dan obsessief?

6 tips om geen havik te hoeven zijn:

  • Bekijk kritisch wat door moet lopen en wat best even kan wachten
  • Maak goede afspraken over wie wat van je overneemt.
  • Geef goed aan, bij zaken die overgenomen worden, welk resultaat je verwacht.
  • Bespreek wat een calamiteit is, waarbij je betrokken wilt worden, en wat niet.
  • Bespreek op welke manier er contact opgenomen wordt bij een calamiteit.
  • Spreek van te voren af, wie jou waarover op de hoogte brengt, na je vakantie.

Met deze afspraken kun je prima op vakantie, zonder constant in je mailbox te zitten. Je kunt meer ontspannen tijdens je vakantie en je zult beter uitgerust weer op je werk verschijnen. Je hebt echt vakantie gehad.

© 2018 – Carla van Wees

Van push naar pull tegen informatieoverload

Word je ook doodgegooid met informatie, door je collega’s, centraal vanuit de organisatie of via nieuwsbrieven, waar je jezelf wel is waar voor ingeschreven hebt?

Het zijn allemaal Pushberichten. Dat wil zeggen, dat je informatie toegestuurd krijgt, ook als die niet relevant voor je is, of op dat moment niet relevant. Bij Pull, haal je zelf berichten op, op het moment dat je het nodig hebt.

Om hier grip op te krijgen, kun je het beste je eigen Pull-systeem inrichten.

Hoe doe je dat?

  1. Schrijf je uit voor nieuwsbrieven waarop je uitgekeken bent. (Ja, dat geldt ook voor die van mij.  Stuur me gerust een Linkedin-uitnodiging om in contact te blijven)
  2. Laat je van interne mailinglijsten halen, die niet relevant voor je zijn. Verbazingwekkend hoe vaak mensen ‘voor de zekerheid’ op een mailinglijst staan.
  3. Maak onderscheid tussen het proces van mail beoordelen (zie 4) en mail afhandelen. Beoordeel maar een paar keer per dag. Afhandelen kan op elk gewenst moment.
  4. Selecteer bij de poort: Daarbij zijn een aantal criteria aan de orde:
    • Wel/niet relevant. Gooi niet-relevant meteen weg. Laat het niet in je inbox slingeren, waar het toch elke keer je aandacht trekt.
    • Nu van belang/interessant voor later. Zaken die nu van belang zijn, kun je maar beter meteen lezen. Dit zijn dingen, waarvan je op deze werkdag, op de hoogte moet zijn. Zaken die interessant zijn, maar niet relevant voor je werkdag vandaag, kun je in een map ‘lezen’ of ‘nieuwsbrief’ plaatsen.
  5. Bepaal een leesmoment en zet dat in je agenda. Veel mensen vinden de vrijdagmiddag een prettig moment om door informatie heen te gaan, of een half uurtje na de lunch op een willekeurige dag.
  6. Laat mail met informatie die misschien relevant is, of in de toekomst relevant, gewoon staan in je mapje, maar ga het niet uitgebreid lezen. Via een zoekterm kun je de gewenste mail wel weer boven water krijgen, op het moment dat je het nodig hebt, of sla het op onder het onderwerp.
  7. Sla meegeleverde documenten op een goede plek op in ‘Mijn documenten’ en gooi de mail weg. Zo kun je het terugvinden, op het moment dat het wel relevant is.

Op deze manier, bepaal je zelf (pull) wanneer je de gewenste informatie naar boven haalt. Jouw eigen gedrag bepaalt, of je last krijgt van informatieoverload via de mail. Aan de push-kant, is er namelijk niet altijd wat aan te doen.

© 2018 – Carla van Wees

 

Gooi weg die mail! Word AVG proof.

Gooi oude mail weg of archiveer archiefwaardige mail buiten je mailprogramma.

Waarom zou je dat doen in het kader van de AVG?

Je contacten/klanten kunnen opvragen waar jij allemaal gegevens van hen bewaart en welke gegevens dat dan zijn. Als je dat op allerlei verschillende plekken doet, heb je er een aardig karwei aan, om te voldoen aan een dergelijk verzoek. Het is dus praktischer om alles bij elkaar op één plek te zetten onder Mijn documenten, op een Sharepoint of wat je bedrijf ook gebruikt.

Veel van mijn klanten hebben heel veel mail in hun inbox. Zo’n 30.000 is het record wat ik ooit ben tegengekomen. Het betrof mail van jaaaaren. Als je geen idee meer hebt, wat daar allemaal in staat, kun je nooit aan zo’n informatieverzoek voldoen.

Ten tweede zitten er wettelijke termijnen aan hoe lang je bepaalde gegevens mag bewaren. Grote kans dat als je alles bewaart ‘voor de zekerheid’, je niet voldoet aan de verplichting om informatie die over de datum is, te verwijderen.

En dan hebben we het nog niet gehad over het beveiligen van je mailbox, zodat Jan en Alleman niet mee kan lezen.

Je zult dus veel beter dan voorheen, moeten nadenken over wat je bewaart, waar en hoe lang.

Ik ben al aan het opschonen geslagen. Ga jij ook aan de slag?

© 2018 – Carla van Wees

5 Tips voor het maken van betere keuzes

Hoe beleef jij tijd?

Tijd is een meetbaar iets. We hebben afgesproken dat er 24 uur zit tussen twee zonsopkomsten en dat we een uur onderverdelen in 60 minuten. Maar deze harde meetbaarheid, is gekoppeld aan gevoel, aan emoties.

Je hebt het gevoel dat de tijd vliegt, of juist die ie kruipt.  Je wou dat er meer uren in een dag zouden zitten, om meer te kunnen doen of je zou willen dat de tijd stilstaat, om het moment vast te houden.

Hoe je tijd ervaart, op een dagelijkse basis, heeft veel te maken met (werk)geluk.

Ervaar je, dat de tijd door je vingers glipt? Dat je altijd tijd tekort komt? Misschien kom je vaak te laat, omdat er altijd nog iets afgemaakt moet worden? Je voelt frustratie over wat je in de beschikbare tijd voor elkaar gekregen hebt?

Waarschijnlijk krijg je heel veel voor elkaar. Je bent een streber en werkt stevig door. Toch heb je altijd het gevoel, dat het meer had moeten zijn. Je bent elke dag ontevreden.

Dat is jammer. Het staat je werkgeluk in de weg.

Je maakt het jezelf makkelijker, als je kunt accepteren, dat het leven een vat vol keuzes is en dat je onmogelijk alles kunt doen wat er te doen valt. Ook op je werk, zul je moeten kiezen wat je wel en wat je niet doet.

Jouw beleving van tijd, heeft dus veel te maken, met of je wel of geen keuzes maakt en hoe makkelijk dat je af gaat.

We hebben nog steeds maar 24 uur in een dag, dus keuzes maken zal er altijd bij horen. We kunnen niet in de toekomst kijken, dus hoe je keuze uitpakt, kun je vaak van te voren niet weten. Tevreden zijn met je keuzes, dat is de kunst!

5 Tips om betere keuzes te maken:

  • Een slechte keuze is beter dan geen keuze! Je kunt altijd nog bijsturen, maar als je het door toeval of een ander laat bepalen, moet je niet zeuren als het anders uitpakt dan gehoopt.
  • Laat je bij keuzes leiden door jouw doelen en niet die van anderen.
  • Pas op met keuzes die om winst en verlies lijken te gaan. Angst voor verlies is een slechte raadgever.
  • Trek je net genomen beslissing niet meteen in twijfel. Kijk eerst naar het effect, voor je een koerswijziging inzet.
  • Stel jezelf 5x de ‘Waarom’-vraag, om er achter te komen, wat er werkelijk speelt.

Het leven is leuker , als je tevreden kunt zijn, over wat je vandaag gedaan hebt.

Ik lees nooit meer mijn mail!

Een uitspraak van Eline, die ik laatst sprak op een netwerkgelegenheid. ‘Iedereen weet inmiddels dat ik dat doe, dus bellen ze me en dan open ik de bijbehorende mail.’ Klinkt als een werkende oplossing, toch? Nou nee, Eline vertelde verder: Dat ze toch wel richting overwerkt aan het gaan was. Dat ze door de bomen het bos niet meer zag.

Bij doorvragen blijkt, dat ze haar mail wel doorkijkt op haar telefoon. Om er vervolgens niks mee te doen. Klikken, lezen, klikken, lezen, klikken, lezen….. en er helemaal niets mee doen. Als ik haar vertel, dat heel veel mensen dat doen. Knikt ze schuldig. Heel herkenbaar.

Wat je doet, is het probleem verplaatsen en vergroten.

Behalve een volle mailbox, krijg je nu ook nog eens heel veel telefoontjes. En laat je dingen uit je handen laat vallen, om de volgende beller maar tevreden te stellen.

Je hebt drie problemen: een volle mailbox, veel telefoontjes en onduidelijke prioriteiten.

Hoe pak je dat nu aan?

Ten eerste, moet je leren dat er een verschil is, tussen het beslisproces over de binnenkomende mail en de afhandeling zelf. Het stroomlijnen van het beslissen, daar zit de eerste winst!

De keuzes zelf zijn niet moeilijk: niet doen, delegeren, meteen doen of later doen.

Bij negen van de tien mensen met een bomvolle mailbox, stokt het hier al. En dat heeft dan weer te maken met het gebrek aan zicht op zaken die prioriteit hebben. Als je geen prioriteiten stelt en alles belangrijk vindt, dan zul je blijven werken volgens het principe van de hardste schreeuwer krijgt aandacht. Aan de volgende stap, beslissen wanneer je wat gaat doen, kom je dan niet meer toe.

Kun je niet beslissen over een mail of je er wel of niet wat mee doet en wanneer dan? Tijd om te bepalen waar je in je werk nou eigenlijk naar toe wilt en wat dus prioriteit heeft.

Aan de slag met je volle mailbox en gebrek aan beslisvaardigheid en prioriteiten? Neem contact met me op.