Waarom timemanagement soms niet werkt

Wat zegt ze nou? Timemanagement niet de oplossing?

Ben ik van mijn geloof gevallen? Nee hoor!

Een training timemanagement zet veel zoden aan de dijk. Het is alleen niet altijd de (hele) oplossing. Timemanagement gaat meestal over het individuele niveau. Als jij nou maar beter plant of betere keuzes maakt, dan komt het allemaal goed. Of als het team het werk nou maar beter plant….

Maar met plannen alleen ben je er niet. Als je elke ochtend struikelt over dezelfde problemen en je gaat er elke ochtend weer omheen of plakt er een pleister op, dan kun je plannen tot je een ons weegt, maar het werk gaat er niet beter door. Hetzelfde geldt voor omslachtige procedures, onnodige verslaglegging, onhandige formulieren, langdurige vergaderingen en ga zo maar door. Zaken waar je medewerkers veel tijd mee kwijt zijn en die weinig tot niets toevoegen aan het bedienen van je klant.

Dat kan anders. Namelijk door je werkprocessen eens onder de loep te nemen en alles eruit te gooien wat niet nuttig is. Je zult verbaasd staan over hoeveel dat is! Je medewerkers blij omdat de werkdruk daalt, de klant blij, omdat ie beter en sneller bediend wordt en voor je bedrijf blijft onder de streep meer over. Win – win -win heet dat.

Klagen je medewerkers over werkdruk? Blijven kleine (en grote) problemen onopgelost? Klagen je klanten dat het allemaal te lang duurt? Of klagen ze over de kwaliteit van de dienstverlening? Grote kans dat er winst te halen valt uit het verbeteren en standaardiseren van je werkprocessen.

Herken je deze problemen? Neem contact op voor een goed gesprek bij een kop koffie of thee! 06 28 97 26 22

Snel weer op stoom na je vakantie

Vind je het lastig om weer op gang te komen na je vakantie? Je inbox ziet er niet aanlokkelijk uit met meer dan 300 mails om weg te werken. Je collega’s komen langs om te vragen of je snel even dit of dat kan doen, want dat is tijdens je vakantie blijven liggen, terwijl het toch ook wel leuk zou zijn om wat van je vakantieverhalen te delen. Voor je het weet zit je in een dip en verlang je terug naar je vakantie! Helaas duurt dat nog wel even en zou het toch fijn zijn om weer met plezier aan het werk te zijn.

Gun jezelf even de tijd om op te starten. Laat je out-of-office nog even doorlopen, zodat je jezelf de tijd geeft om bij te raken met alles wat er speelt. Laat je bijpraten over wat er in de vakantie is voorgevallen en hoe het staat met de diverse projecten. Grote kans dat de helft van je mail dan al niet meer relevant is. Die mailbox open je dus pas als je op de hoogte bent en een globale planning voor de komende week hebt.

Begin in je mailbox niet bovenaan of onderaan, maar selecteer op gesprekken, zodat mail die bij elkaar hoort bij elkaar staat. Zo hoef je lang niet alles te lezen en kun je prioriteren. Begin met organiseren en beslissen. Wat weg kan gooi je weg. Wat gearchiveerd moet, archiveer je. Je inbox zal al aardig leeg worden. Daarna ga je pas reageren op wat er nog in staat in volgorde van belangrijkheid.

Zijn er dingen mis gegaan? Bespreek het persoonlijk en vecht het niet uit via de mail. Vergeet niet te bedenken, wat je volgende keer anders zou kunnen doen, om te zorgen dat het in je afwezigheid wel goed werkt.

Tips voor de volgende keer:

  • Hoe beter voorbereid je weg bent gegaan, hoe relaxter en makkelijker je weer in je werk stapt.
  • Begin een week of drie van te voren met afronden en neem geen nieuwe dingen meer aan.
  • Bedenk wat per se overgenomen moet worden en delegeer dat aan collega’s. Bespreek het goed door, zodat je weet dat zij weten wat er verwacht wordt en hoe het moet.
  • Bespreek wat een calamiteit is, waarvoor je in je vakantie gestoord mag worden.
  • Ruim rommel op, of dat nu dossiers op je bureau zijn of bestanden in je computer. Zorg dat je overzicht hebt over wat er speelt en waar je na je vakantie mee gaat beginnen.

 

Vind je het lastig om al dit soort dingen te regelen? Ik help je graag.

© 2019 – Carla van Wees

 

 

 

 

 

 

Mijn opleiding is af en ik ga trouwen

Nee, dit gaat niet over mij, maar over een klant van mij.

Ze had al tijden in haar hoofd, dat ze een opleidingsprogramma wilde starten. Het hele programma zat al in haar hoofd, al een jaar of drie. Daar bleef het bij. Ze liet zich leiden door de waan van de dag en zo was er altijd wel iets anders te doen.

In een ochtend zijn we aan de slag gegaan om daar verandering in te brengen. Met behulp van de Lean policy deploymentmatrix zijn we haar wensen en acties in kaart gaan brengen. Deze matrix wordt gebruikt in grote organisaties, om het beleid en het waarom van acties helder te maken voor alle medewerkers. Deze matrix is dus ook heel goed op individueel niveau te gebruiken.

Waar wil je staan over 3 jaar? Wat moet er dan dit jaar gebeuren? Welke concrete acties zijn er dan nodig? Door de connectie in kaart te brengen tussen de wensen en de concrete acties, zie je of een bepaalde actie past in het plan om daar te komen waar je wilt. Soms vallen dingen dan gewoon af, omdat ze niets bijdragen aan het te behalen doel.

Tenslotte maakten we de laatste stap op een grote jaarplanner: wanneer dan?

Doe je deze laatste stap niet, dan heb je een prachtig plan, waar vaak nog niks van terecht komt.

Zo kwamen we tot de conclusie dat haar bruiloft op een ander moment plaats moest vinden dan ze in haar hoofd had, maar ook dat het een haalbare kaart was, om met drie maanden de opleiding startklaar te hebben.

Inderdaad kreeg ik na een maand of drie de mededeling dat alles in kannen en kruiken was. De opleiding stond en de trouwdatum lag vast. Dat is de kracht van overzicht creëren en inplannen.

Wil je ook je doelen bereiken? Neem contact met me op.

© 2019 – Carla van Wees

Pluk het laaghangend fruit

Je bent ergens bezig en je hebt wat nodig. Ik noem maar wat: een rolletje plakband. Terwijl je bezig bent, gaat het rolletje op. Je loopt naar de kast met voorraad, maar helaas, op de plek waar jij het verwacht, ligt geen plakband. Na enig zoeken, vind je toch nog ergens een rolletje. ‘Hè, denk je, dat is al de zoveelste keer dat het me gebeurt. Daar zouden we eens wat aan moeten doen’. Je legt een briefje neer, dat er plakband besteld moet worden (nu geen tijd) en gaat over tot de orde van de dag.

Herkenbaar? Dat je telkens tegen dezelfde kleine dingetjes aanloopt?

Het plakbandprobleem wordt niet opgelost. Niet dat het een ramp is, je hebt met enige moeite toch het karweitje kunnen doen, maar het plakband staat hier symbool, voor het niet oplossen van kleine problemen. Kleine ergernissen, die uitgroeien tot iets groters of kleine ergernissen, die je van je werk houden en je veel tijd en energie kosten. Tegelijkertijd, heb je geen tijd om het op te lossen. Je hebt het druk!

Het is een veel voorkomend verschijnsel. Geen tijd nemen om kleine problemen op te lossen, die veel tijd kosten. Je neemt zo een beslissing voor de korte termijn, die je op de lange termijn veel kost. Sta daar eens bij stil, op het moment dat je zo’n kleine ergernis tegenkomt. Wat levert het je op, op lange termijn, als je het probleem echt oplost en geen genoegen neemt met een lapmiddel?

Kortom, raap het op de grond liggend fruit op (voor het gaat rotten!) en pluk het laaghangend fruit. Het kost vaak minder tijd dan je denkt. Het levert niet alleen tijd op, maar ook energie.

© 2019 – Carla van Wees

Extra werk door een onderbreking

Met een docent in het beroepsonderwijs, ben ik tegen het einde van een traject. Ze heeft, onder andere, meer vooruit leren kijken, waardoor ze haar werkzaamheden beter kan verdelen en ze minder verrast wordt. Haar werkdruk is duidelijk lager.

Wat nog steeds heel lastig is, is dat ze tijdens haar werkzaamheden telkens onderbroken wordt. Een rustige plek om te werken in de lerarenkamer is er niet. Ze regelt af en toe een klein vergaderhokje om ongestoord te kunnen werken.

Afgelopen donderdag was ze bezig met de voorbereidingen voor een toets. Het was bijna af en daarna kon het naar de reproafdeling om geprint en geniet te worden. Op dat moment kwam een studentbegeleider bij haar langs om een gesprek te hebben met haar en een leerling. Het was van belang dat de lucht geklaard werd, voor de volgende les. Het gesprek moest op dat moment plaats vinden.

Na het gesprek maakte ze de toets af, maar helaas, ze was te laat om het nog te laten printen bij de reproafdeling. Het gevolg was, dat ze zelf moest printen en nieten, omdat de toets de volgende dag gemaakt moest worden. Ze was hierdoor erg laat thuis.

Ze had dus niet alleen uitloop door de onderbreking, maar ook extra werk!

Wat kan ze voortaan anders doen?

Ze kan voortaan calamiteitentijd inplannen. Tijd voor een onderbreking van haar werk, door iets dat per se meteen afgehandeld moet worden. Had ze de toets een dag eerder gemaakt, dan had repro tijd gehad om te printen en te nieten.

Je bent er niet, met alleen vooruit kijken en voldoende tijd inplannen, je moet ook rekening houden met mogelijke onderbrekingen en de invloed daarvan op je deadline.

Het is dus belangrijk om bij een taak jezelf ruimte te geven voor calamiteiten, zodat je de deadline toch haalt en je geen extra werkzaamheden op je dak krijgt, door een onderbreking.

© 2018 – Carla van Wees

 

 

 

 

Het probleem van tips tegen werkstress

Het is voor de vijfde keer de Week van de werkstress. Deze keer is het thema werkplezier en daarover worden weer tips verzameld, maar heeft dat zin?

Tips kunnen inspirerend werken. Dat je denkt: ‘O, wat handig! Weer wat geleerd!’, maar tips kunnen ook enorm ontmoedigen. ‘Dat heb ik al geprobeerd’ of ‘Ik heb al zoveel dingen geprobeerd’. Niet alle tips zijn namelijk heel makkelijk toepasbaar. Geen handigheidje dat je zo onder de knie hebt, maar zaken waar je moeite voor moet doen, of die ingrijpend zijn.

Een voorbeeld:

Tip 5 uit de werkplezier top tien:

‘Stem de hoeveelheid werk af, op de capaciteit van je medewerkers.’

Hoe doe je dat precies? En wat wordt er met capaciteit bedoeld? Niet alleen de hoeveelheid werk die mensen aankunnen, maar ook het niveau van de werkzaamheden? Dat veronderstelt toch wel de nodige kennis bij de leidinggevende over het niveau van het werk en de medewerker en de hoeveelheid tijd die het werk kost.

Kortom, het toepassen van tips heeft nog al eens de nodige voeten in de aarde.

Als je kijkt op de website van de Week van de werkstress, kun je zien welke bedrijven er mee bezig zijn.

Bij opvallend veel bedrijven staat, dat ze nog geen concrete plannen hebben!

Dat is wel nodig wil je er iets mee opschieten. Een plan waarin je stapsgewijs, continu verbeterend, hiermee aan de slag gaat.

Genoeg tips gehad en wil je concreet aan de slag met je werkdruk en werkplezier? Neem contact met me op.

© 2018 – Carla van Wees

Tips om gewoon misbaar te zijn, tijdens je vakantie

De vakantie is bedoeld om afstand te nemen, te ‘resetten’ en jezelf weer op te laden. Toch nemen steeds meer mensen hun werk mee op vakantie.

Even de mail checken, of het allemaal nog goed gaat. Verreweg de meeste mensen geven aan, dat ze hun mail checken tijdens hun vakantie, om op de hoogte te blijven.

Vroeger kon dat domweg niet. Je had geen email en geen mobiele telefoon. Toch marcheerde het werk gewoon door, of niet, en dat was dan ook okee. Na terugkomst werd je op de hoogte gebracht van wat je moest weten. Tegenwoordig schijnt dat niet meer te kunnen. Maar hoe waar is dat?

Ik denk dat iedereen prima gemist kan worden. Ik durf zelfs de stelling aan, dat als je niet gemist kan worden, er bedrijfsmatig iets goed verkeerd zit. Blijkbaar vertrouw je je collega’s niet, dat ze kunnen wat jij kan. Blijkbaar gaan je collega’s of medewerkers meteen als kippen zonder kop maar wat doen, als jij er geen toezicht op houdt. Blijkbaar gaan er dingen mis, als er iets 2 of 3 weken stil ligt, of niet af is voor je vakantie. Blijkbaar gaan er dingen mis, als jij niet als een havik je inbox bewaakt.

Het valt wel mee, zeg je?

Zijn je collega’s best te vertrouwen en weten ze ook wat ze moeten doen? Dat project kan wel even 3 weken wachten, want een paar maanden geleden was je er ook drie weken lang niet aan toegekomen?

Waarom controleer je dat dan obsessief?

6 tips om geen havik te hoeven zijn:

  • Bekijk kritisch wat door moet lopen en wat best even kan wachten
  • Maak goede afspraken over wie wat van je overneemt.
  • Geef goed aan, bij zaken die overgenomen worden, welk resultaat je verwacht.
  • Bespreek wat een calamiteit is, waarbij je betrokken wilt worden, en wat niet.
  • Bespreek op welke manier er contact opgenomen wordt bij een calamiteit.
  • Spreek van te voren af, wie jou waarover op de hoogte brengt, na je vakantie.

Met deze afspraken kun je prima op vakantie, zonder constant in je mailbox te zitten. Je kunt meer ontspannen tijdens je vakantie en je zult beter uitgerust weer op je werk verschijnen. Je hebt echt vakantie gehad.

© 2018 – Carla van Wees

Je kunt ook in je eentje aan procesverbetering doen

‘Dat ga ik zeker doen!’, riep mijn klant enthousiast. ‘En dat andere, dat ga ik voorleggen aan mijn collega’s, want dat scheelt tijd en gedoe!’.

Toen we begonnen was ze helemaal niet zo enthousiast. Zuchtend nam ze plaats op een stoel. ‘Hoe gaat het met je?’, vroeg ik. ‘Nou, wel goed, maar wat was het druk met die mondelinge examens. Dat is altijd zoveel werk en gedoe!’

Aha, ‘gedoe’. Dat is altijd een triggerwoord, dat er dingen verbeterd kunnen worden.

‘We hadden wel 40% meer leerlingen die niet op kwamen dagen dan andere jaren’, vervolgt ze. ‘En ik haal het beoordelen niet in de beschikbare tijd. Mijn bureaublad staat nu vol documenten, die ik dan nog een keer wil controleren, omdat ik niet meer zeker ben of ik ze al op de juiste plek heb opgeslagen. Ik denk het wel hoor, maar dan ga ik weer twijfelen.’

‘Zullen we eens gaan kijken hoe dat dan loopt, zo’n proces van een eindexamen?’, stelde ik voor. Schoorvoetend ging ze akkoord. Al gauw stuitten we op problemen, waar ze zelf direct wat aan kon doen. Door haar technische kennis wat op te frissen, konden twee tijdrovende stappen direct overgeslagen.

Een los formulier waar op 95% van de keren alleen “geen bijzonderheden” werd ingevuld, maar wat wel per leerling een bestandsnaam moet krijgen en aangeleverd. Kan dat niet een extra invulruimte worden op een ander formulier, waar wel relevante gegevens staan? Ze gaat het aankaarten.

Een checklist waarop ze kan afvinken welke bestanden ze al op de juiste schijf geplaatst heeft, met als laatste handeling het weghalen van het bestand van het bureaublad, helpt haar vertrouwen te krijgen, dat ze alle handelingen gedaan heeft.

Zo waren er in een uurtje al snel problemen gevonden en oplossingen bedacht, die bij een volgend examen haar zeker veel tijd zullen schelen.

En die 40% no show? Ook snel op te lossen.

Wat bleek: de examens mochten dit jaar voor het eerst niet meer afgenomen door de docent die voor de klas staat. Op zich geen probleem, maar veel leerlingen blijken te vergeten wanneer ze examen hebben. De eigen leerkracht herinnert in de laatste les nog even aan het examenmoment en belt of mailt sommige leerlingen na, om te zorgen dat ze daadwerkelijk op tijd gaan verschijnen. Nu kregen de docenten de informatie niet over wanneer hun eigen leerlingen examen hadden, met als gevolg dat de schop onder de kont niet gegeven werd en 40% meer no-show. De oplossing? De eigen docent krijgt voortaan ook de lijst van de eigen leerlingen.

Wil je ook aan de slag om je werkprocessen onder de loep te nemen, zodat je werkdruk daalt en de kwaliteit van je werk omhoog gaat? Neem contact met me op.

© 2018 – Carla van Wees

 

 

Zit jij in het rood?

Ken je de vier vormen van iets moeten?

Dit zijn ze:

Doe ik graag, maar hoef ik niet te doen

Doe ik graag, moet ik doen

Doe ik niet graag, hoef ik ook niet te doen

Doe ik niet graag, moet ik doen.

Dingen die je graag doet, zijn vaak dingen die je energie geven of in ieder geval geen energie kosten. Doe je iets graag en is het niet verplicht, dan zijn dat meestal de energiegevers. Doe je iets graag, maar is het tegelijkertijd verplichte kost, dan kan het ook een energiegever zijn (je vindt het niet erg dat het verplicht is) of het geeft geen boost, maar kost ook niks. Neutraal dus.

Andere dingen doe je niet graag, maar zijn verplichte kost (veel mensen hebben een hekel aan het doen van hun administratie). Er zijn zelfs dingen die je niet leuk vindt, die niet verplicht zijn, maar die je toch doet. Denk bij dat laatste aan zaken die fijn zijn voor een ander. Als je altijd klaar staat voor een ander, kan dat op termijn een enorme energievreter zijn, waarvan je het effect niet altijd tijdig in de gaten hebt. Het kan heel goed zijn, dat je denkt dat het een energiegever is, omdat het toch fijn is om er voor anderen te zijn en anderen te helpen. Als er onvoldoende energiegevers voor jezelf tegenover staan, of uitgesproken waardering, dan kun je er toch uitgeput van raken.

Het is dus zaak, om een goed evenwicht te vinden, tussen dingen die je graag doet, moet of niet moet en de energievreters van dingen die je niet leuk vindt, verplicht of niet.

Vul dit kwadrant eens in en kijk hoe de verhoudingen zijn. Zit je te veel in het rood? Dan is het tijd om voor jezelf op te komen een meer in het groen te komen.

 

Wat mijn klanten het aller moeilijkst vinden

Niet meegaan met de waan van de dag.

Dat is wat mijn klanten het moeilijkst vinden. Dat is wat ik het meeste hoor als ik vraag, waar mijn klant mee zit.

Ik zal maar met het slechte nieuws beginnen: daar is geen instant of magische oplossing voor.

Helaas kan ik niet voor je met een toverstokje zwaaien en dat het dan over is, die waan van de dag.

De reden dat het niet snel oplosbaar is, is dat er niet één oorzaak is.

De waan van de dag ontstaat door een heleboel oorzaken:

  • Zaken zijn niet goed geregeld, waardoor calamiteiten ontstaan
  • Je bent niet duidelijk tegen je omgeving wanneer je niet gestoord mag worden
  • Je vindt dat je altijd beschikbaar moet zijn
  • Je vindt het moeilijk om ‘nee’ tegen iemand te zeggen
  • Je bent snel afgeleid
  • Je hebt last van FOMO, waardoor je al je piepjes en pingeltjes aan hebt staan
  • Je hebt geen duidelijk doel waar je naar toe werkt
  • Je hebt geen planning gekoppeld aan je doel
  • Je hebt geen deadline voor je doel
  • Je werkt hap snap, omdat je takenpakket onoverzichtelijk is
  • Je takenpakket is te groot
  • Je laat anderen je prioriteiten bepalen
  • Je kunt niet kiezen in wat je eerst doet
  • Je wilt alles doen
  • Zwalkend beleid van het bedrijf waarbij je werkt
  • ………. Vul zelf maar in

Er spelen altijd meerdere factoren een rol. Als je al je piepjes en pingeltjes uitzet, wil dat niet zeggen dat je daarna verlost bent van mee gaan met de waan van de dag. Het draagt wel bij aan de oplossing, doordat je dan geconcentreerder kunt werken.

Als je een deadline bepaalt voor je doel, dan draagt dat bij aan de oplossing, maar daar hoort ook een planning bij. Zonder dat, is het twijfelachtig of je je deadline wel haalt.

Heb je een deadline en een planning, dan moet je je er nog aan houden. Dat betekent dat je wat aan je permanente beschikbaarheid moet doen, of je neiging om overal ‘ja’ op te zeggen of je neiging om jezelf weg te cijferen.

Er zijn dus meerdere stappen nodig om je probleem op te lossen.

Veel mensen stoppen te snel met doorvoeren van verbeteringen. Ze hebben iets geprobeerd en dat leverde geen 100% verbetering op, dus gaat het teleurgesteld overboord. Dan proberen ze weer iets anders, dat ook niet aan de hooggespannen verwachtingen voldoet en zo gaat het door, tot ze hun schouders ophalen en fatalistisch roepen: ‘Het is toch niet oplosbaar’.

Verbeteren gaat in stapjes.

Je lost een flessenhals op en de volgende dient zich al weer aan. Geen reden om de oplossing van de eerdere flessenhals dan maar weer los te laten. Door continu met verbeteren bezig te zijn en de aangebrachte verbeteringen vol te houden, kom je verder.

Wil je echt van je waan van de dag verlost worden? Dan zul je elke dag een stapje moeten zetten. Ik help je graag met je persoonlijke verbeterproces.