Extra werk door een onderbreking

Met een docent in het beroepsonderwijs, ben ik tegen het einde van een traject. Ze heeft, onder andere, meer vooruit leren kijken, waardoor ze haar werkzaamheden beter kan verdelen en ze minder verrast wordt. Haar werkdruk is duidelijk lager.

Wat nog steeds heel lastig is, is dat ze tijdens haar werkzaamheden telkens onderbroken wordt. Een rustige plek om te werken in de lerarenkamer is er niet. Ze regelt af en toe een klein vergaderhokje om ongestoord te kunnen werken.

Afgelopen donderdag was ze bezig met de voorbereidingen voor een toets. Het was bijna af en daarna kon het naar de reproafdeling om geprint en geniet te worden. Op dat moment kwam een studentbegeleider bij haar langs om een gesprek te hebben met haar en een leerling. Het was van belang dat de lucht geklaard werd, voor de volgende les. Het gesprek moest op dat moment plaats vinden.

Na het gesprek maakte ze de toets af, maar helaas, ze was te laat om het nog te laten printen bij de reproafdeling. Het gevolg was, dat ze zelf moest printen en nieten, omdat de toets de volgende dag gemaakt moest worden. Ze was hierdoor erg laat thuis.

Ze had dus niet alleen uitloop door de onderbreking, maar ook extra werk!

Wat kan ze voortaan anders doen?

Ze kan voortaan calamiteitentijd inplannen. Tijd voor een onderbreking van haar werk, door iets dat per se meteen afgehandeld moet worden. Had ze de toets een dag eerder gemaakt, dan had repro tijd gehad om te printen en te nieten.

Je bent er niet, met alleen vooruit kijken en voldoende tijd inplannen, je moet ook rekening houden met mogelijke onderbrekingen en de invloed daarvan op je deadline.

Het is dus belangrijk om bij een taak jezelf ruimte te geven voor calamiteiten, zodat je de deadline toch haalt en je geen extra werkzaamheden op je dak krijgt, door een onderbreking.

© 2018 – Carla van Wees

 

 

 

 

Het probleem van tips tegen werkstress

Het is voor de vijfde keer de Week van de werkstress. Deze keer is het thema werkplezier en daarover worden weer tips verzameld, maar heeft dat zin?

Tips kunnen inspirerend werken. Dat je denkt: ‘O, wat handig! Weer wat geleerd!’, maar tips kunnen ook enorm ontmoedigen. ‘Dat heb ik al geprobeerd’ of ‘Ik heb al zoveel dingen geprobeerd’. Niet alle tips zijn namelijk heel makkelijk toepasbaar. Geen handigheidje dat je zo onder de knie hebt, maar zaken waar je moeite voor moet doen, of die ingrijpend zijn.

Een voorbeeld:

Tip 5 uit de werkplezier top tien:

‘Stem de hoeveelheid werk af, op de capaciteit van je medewerkers.’

Hoe doe je dat precies? En wat wordt er met capaciteit bedoeld? Niet alleen de hoeveelheid werk die mensen aankunnen, maar ook het niveau van de werkzaamheden? Dat veronderstelt toch wel de nodige kennis bij de leidinggevende over het niveau van het werk en de medewerker en de hoeveelheid tijd die het werk kost.

Kortom, het toepassen van tips heeft nog al eens de nodige voeten in de aarde.

Als je kijkt op de website van de Week van de werkstress, kun je zien welke bedrijven er mee bezig zijn.

Bij opvallend veel bedrijven staat, dat ze nog geen concrete plannen hebben!

Dat is wel nodig wil je er iets mee opschieten. Een plan waarin je stapsgewijs, continu verbeterend, hiermee aan de slag gaat.

Genoeg tips gehad en wil je concreet aan de slag met je werkdruk en werkplezier? Neem contact met me op.

© 2018 – Carla van Wees

Zit jij in het rood?

Ken je de vier vormen van iets moeten?

Dit zijn ze:

Doe ik graag, maar hoef ik niet te doen

Doe ik graag, moet ik doen

Doe ik niet graag, hoef ik ook niet te doen

Doe ik niet graag, moet ik doen.

Dingen die je graag doet, zijn vaak dingen die je energie geven of in ieder geval geen energie kosten. Doe je iets graag en is het niet verplicht, dan zijn dat meestal de energiegevers. Doe je iets graag, maar is het tegelijkertijd verplichte kost, dan kan het ook een energiegever zijn (je vindt het niet erg dat het verplicht is) of het geeft geen boost, maar kost ook niks. Neutraal dus.

Andere dingen doe je niet graag, maar zijn verplichte kost (veel mensen hebben een hekel aan het doen van hun administratie). Er zijn zelfs dingen die je niet leuk vindt, die niet verplicht zijn, maar die je toch doet. Denk bij dat laatste aan zaken die fijn zijn voor een ander. Als je altijd klaar staat voor een ander, kan dat op termijn een enorme energievreter zijn, waarvan je het effect niet altijd tijdig in de gaten hebt. Het kan heel goed zijn, dat je denkt dat het een energiegever is, omdat het toch fijn is om er voor anderen te zijn en anderen te helpen. Als er onvoldoende energiegevers voor jezelf tegenover staan, of uitgesproken waardering, dan kun je er toch uitgeput van raken.

Het is dus zaak, om een goed evenwicht te vinden, tussen dingen die je graag doet, moet of niet moet en de energievreters van dingen die je niet leuk vindt, verplicht of niet.

Vul dit kwadrant eens in en kijk hoe de verhoudingen zijn. Zit je te veel in het rood? Dan is het tijd om voor jezelf op te komen een meer in het groen te komen.

 

5 Tips voor het maken van betere keuzes

Hoe beleef jij tijd?

Tijd is een meetbaar iets. We hebben afgesproken dat er 24 uur zit tussen twee zonsopkomsten en dat we een uur onderverdelen in 60 minuten. Maar deze harde meetbaarheid, is gekoppeld aan gevoel, aan emoties.

Je hebt het gevoel dat de tijd vliegt, of juist die ie kruipt.  Je wou dat er meer uren in een dag zouden zitten, om meer te kunnen doen of je zou willen dat de tijd stilstaat, om het moment vast te houden.

Hoe je tijd ervaart, op een dagelijkse basis, heeft veel te maken met (werk)geluk.

Ervaar je, dat de tijd door je vingers glipt? Dat je altijd tijd tekort komt? Misschien kom je vaak te laat, omdat er altijd nog iets afgemaakt moet worden? Je voelt frustratie over wat je in de beschikbare tijd voor elkaar gekregen hebt?

Waarschijnlijk krijg je heel veel voor elkaar. Je bent een streber en werkt stevig door. Toch heb je altijd het gevoel, dat het meer had moeten zijn. Je bent elke dag ontevreden.

Dat is jammer. Het staat je werkgeluk in de weg.

Je maakt het jezelf makkelijker, als je kunt accepteren, dat het leven een vat vol keuzes is en dat je onmogelijk alles kunt doen wat er te doen valt. Ook op je werk, zul je moeten kiezen wat je wel en wat je niet doet.

Jouw beleving van tijd, heeft dus veel te maken, met of je wel of geen keuzes maakt en hoe makkelijk dat je af gaat.

We hebben nog steeds maar 24 uur in een dag, dus keuzes maken zal er altijd bij horen. We kunnen niet in de toekomst kijken, dus hoe je keuze uitpakt, kun je vaak van te voren niet weten. Tevreden zijn met je keuzes, dat is de kunst!

5 Tips om betere keuzes te maken:

  • Een slechte keuze is beter dan geen keuze! Je kunt altijd nog bijsturen, maar als je het door toeval of een ander laat bepalen, moet je niet zeuren als het anders uitpakt dan gehoopt.
  • Laat je bij keuzes leiden door jouw doelen en niet die van anderen.
  • Pas op met keuzes die om winst en verlies lijken te gaan. Angst voor verlies is een slechte raadgever.
  • Trek je net genomen beslissing niet meteen in twijfel. Kijk eerst naar het effect, voor je een koerswijziging inzet.
  • Stel jezelf 5x de ‘Waarom’-vraag, om er achter te komen, wat er werkelijk speelt.

Het leven is leuker , als je tevreden kunt zijn, over wat je vandaag gedaan hebt.

Ik heb een belachelijk beroep!

Gezien door de ogen van een Costa Ricaanse gids. Geen werkstress in Costa Rica. Niet dat ze niet hard werken hoor. Er wordt gesjouwd met koffers, gekookt en keukens gepoetst, boten gevaren door rivieren met krokodillen bij laag water en door gidsen gesjouwd in de hitte, door de jungle, met een zwaar statief met verrekijker op hun schouder. In het hoogseizoen is het aanpoten om geld te verdienen, omdat tijdens het regenseizoen, er maar weinig toeristen zijn.

De meeste mensen blijven er vrolijk en vriendelijk bij.

Niemand ligt wakker van werkstress.

Waarom is bij ons werkstress beroepsziekte nummer 1 geworden?

Zijn we te ambitieus? Hebben we slavendrijvers als baas? Willen we te veel in materiële zin?

Veel Costa Ricanen boeit het totaal niet hoe ze wonen. Een eenvoudig houten hutje met golfplaten dak. Een schotel erop en een mooie tv erin en klaar ben je. Smartphone erbij en je bent geheel voorzien. De temperatuur zakt op veel plekken niet onder de 25 graden, dus een tochtvrij huis met gevelisolatie heb je daar niet nodig.

Daklozen vieren feestjes op het strand. Je vangt een vis, mept een kokosnoot uit de boom en plukt een mango. Dat lukt op een Nederlands strand helaas niet. De meesten van ons zullen toch graag dat tochtvrije huis en een warme winterjas willen.

Wat kun je wel meepakken van Pura Vida:

Realiseer je: sommige dingen gaan niet sneller dan ze gaan. Je kunt in negen maanden een baby krijgen met één vrouw. Het inschakelen van 9 vrouwen levert geen baby in één maand.

Morgen is er weer en dag en je kunt elke dag opnieuw beginnen.

Een haastklus levert vaak een lagere kwaliteit met meer fouten.

Kortom: vraag jezelf eens af, waar je stress van krijgt en wat die stress je oplevert en kost.

Tijd om daar verandering in te brengen? Ik help je inzicht krijgen en veranderen.

 

 

 

Hoe FOMO je werkdag verpest. 3 Tips om het anders te doen.

Laatst was ik bij een voorstelling, waarbij de cabaretier vroeg naar de term FOMO. Tot mijn verbazing bleek echt bijna niemand de term FOMO, ofwel ‘fear of missing out’ te kennen.

De angst om iets te missen. Daar hebben heel veel mensen last van, blijkbaar zonder het te weten.

Neem jij wel eens je telefoon op, terwijl je in een vergadering zit? Het schikt niet, want je bent met andere dingen bezig, maar je bent nieuwsgierig naar de beller (onbekend nummer), of je vraagt je af of je collega iets belangrijks te melden heeft. Dat is FOMO. Je bent bang dat je iets mist, als je je telefoon niet op neemt.

Wees eens eerlijk?

Hoe vaak was het echt noodzakelijk dat je op dat moment opnam?

Je hebt je voicemail toch aanstaan?

Hetzelfde geldt voor het bekijken van Facebook en het vaak in je mail kijken. Je bent bang iets te missen.

FOMO kan je werkdag behoorlijk in de wielen rijden. Je neemt je telefoon op tijdens de vergadering, dus mis je wat er op dat moment besproken wordt. Je kijkt tussen de bedrijven door op Facebook en zo ben je in ene verzeilt in een discussie of eindeloos aan het scrollen. Ook op Youtube en Twitter kun je uren zoet zijn.

Wil je meer uit je werkdag halen en geconcentreerder werken, zorg dan dat je niet telkens onderbroken wordt.

  • Zet de push notificaties van allerlei apps gewoon uit. Nergens voor nodig om een mededeling te krijgen dat er weer een Facebookberichtje geplaatst is, of dat er een regenbui verwacht wordt op je locatie.
  • Zet je telefoon op stil als je in vergadering bent of geconcentreerd met iets bezig. Er zal zelden iets aan de orde zijn waar je direct op moet reageren.
  • Stel jezelf de vraag: Is het op dit moment nuttig om deze app te openen? Of doe ik het omdat ik last van FOMO heb?

Wat denk jij dat je mist, als je je telefoon op stil hebt staan?

6 Tips in plaats van de zweep

Soms heb je van die dagen, dat dingen niet lopen zoals je wilt. Je hebt tegenslag of je zit laag in je energie, omdat je een slechte nacht hebt gehad. Je kunt jezelf natuurlijk met een figuurlijke zweep geven, maar aan het eind van de dag ben je dan waarschijnlijk behoorlijk gesloopt en is je productiviteit toch niet zo hoog geweest.

Je kunt het ook anders aanpakken. Stop met doorzetten en….

  • ga iets makkelijks doen, dat je weinig tot geen energie kost en waar je toch iets aan hebt. Plan dat lastige dat nu niet lukt in voor een ander moment.
  • ga iets doen dat energie geeft: een powernap, een actief spelletje, of sporten. Gewoon bewegen, bijvoorbeeld door te lopen en met je handen te bewegen terwijl je praat helpt al om je energieker te voelen.
  • ga iets doen dat ontspant: iets lezen, een wandelingetje, meditatie, of een simpel spelletje. Na een kwartier kun je vanuit ontspanning kijken of je die lastige taak nu wel kunt doen. Zo niet, pak dan strategie 1.
  • besteed je probleem uit aan iemand anders en leg zelf je aandacht bij iets dat daar niets mee te maken heeft.
  • Ga opruimen. Opruimen geeft ruimte en vaak komt je energie dan wel weer terug.
  • Ga even bij iemand klagen. Je hart luchten bij iemand die wel een paar minuten zonder commentaar te geven naar je kan luisteren, haalt je frustratieniveau naar beneden, waarna je verder kunt.

Maak het jezelf makkelijk en accepteer dat je je dag niet hebt. Dat scheelt verspilling van je energie.

Welke ga jij toepassen?

Hoe jij je creativiteit de das om doet

Vorige week zat ik bij een bijeenkomst over minder hard werken en meer werken vanuit je hart, van een businesscoach.

Ze deed onder andere aan ‘supervage shit’, zoals ze het zelf noemde. Bijvoorbeeld contact maken met je hart. Waarna je wel de oplossing van je probleem vindt.

Nou weet ik uit ervaring dat ‘supervage shit’ werkt. Ze liet ons eerst nadenken over een hardnekkig probleem en de oplossing daarvan. Daarna deed ze een soort van meditatie, waarin je ‘contact legt’ met je hart. Meerdere mensen wisten daarna precies wat de oplossing van hun probleem was!

Geweldig! Je legt contact met je hart en dan komt de oplossing opborrelen.

Helemaal goed. Ik denk alleen dat het iets anders werkt dan zij denkt. Ik denk dat de oplossing ook opborrelt als je contact legt met je grote teen. Waar het om gaat is dat je niet in de piekermodus blijft, maar ontspant. We kennen allemaal het verschijnsel dat onder de douche de beste ideeën opborrelen. Dat is hier ook aan de orde.

Door stress, werkdruk, piekeren, enzovoort, heeft je brein geen tijd om te ontspannen en dat doet je creativiteit de das om. Je blijft in gebaande paden, omdat je je brein de kans niet geeft in een andere modus te komen.

De deelnemers van mijn Challenge kregen niet voor niets de opdracht om oplossingen te bedenken pas een dag na de opdracht om te inventariseren. Een nachtje ergens over slapen doet wonderen.

Opgeleid als medisch bioloog ben ik nog steeds van mening dat je hart gewoon een pomp is en dat je brein aan het hoofd staat van alles wat er in je lichaam gebeurt, maar dat het allemaal met elkaar in verbinding staat en elkaar beïnvloedt is ook zonneklaar.

Doe gewoon wat werkt: ‘supervage shit’ of nuchter lijstjes maken en eens ontspannen. Het effect is hetzelfde.

Veel succes!

Een motiverend inzicht

 

Deze week sloot ik een individueel traject met een klant af.

Ze is therapeute en goed in haar vak. Wat er omheen moet gebeuren, mail beantwoorden, vergaderen, onderzoeks- en gespreksverslagen schrijven, vindt ze minder.

Ze had 3000 mail in haar inbox, deels ongelezen en onafgehandeld. Ze had last van werkstress, doordat ze veel open eindjes had en ook nog veel zaken liggen die ze nog niet eens in gang gezet had, maar die wel moesten gebeuren. Haar onderzoeks- en gespreksverslagen waren nooit op tijd af. Met name dat laatste was problematisch, omdat het de voortgang voor de cliënt in de weg stond. Het gevolg was overwerken.

Haar werkgever wilde wel investeren in een traject, omdat ze goed is in therapie geven. Zelf had ze er wel zin in, maar ze had ook zo haar bedenkingen.

“Was ze niet te oud om het te leren?”

“Zou ze het wel kunnen leren, want het ging haar niet van nature makkelijk af?”

En ze had ook geen affiniteit met computers, waarop ze uiteraard de nodige dingen moest doen.

Omdat ze wel bereidwillig was om te leren zijn we aan de slag gegaan, met hoe je je mail efficiënt afhandelt, hoe je plant en organiseert en achterhalen waardoor ze haar verslagen nooit op tijd afhad, zodat dat opgelost kon worden.

Aan het eind van zo’n traject hoop ik dan altijd dat mensen blij zijn met wat ze aan praktische, toepasbare zaken geleerd hebben. Gelukkig was dat ook bij haar het geval, maar ze kwam ook met een inzicht dat voor haar nog veel belangrijker was.

Het feit dat ze prioriteit had leren geven aan plannen, organiseren en prioriteren en dat dat de kwaliteit van haar werk ten goede kwam.

Ze heeft haar verslagen op tijd af voor de overdracht, collega’s krijgen antwoord op hun mail, er is ruimte voor bijscholing en ze is minder gestrest.

Ze ziet nu de waarde van je werk organiseren in, voor haarzelf en haar cliënten.

 

Het verband tussen ransomware en timemanagement

Een aantal mensen in mijn omgeving hebben te maken gekregen met ransomware op hun computer. Daarom wil ik je vandaag laten zien hoe je makkelijk kunt zien, of je met een malafide link te maken hebt. Het is me gebleken dat veel mensen dit niet weten. Op zich niet zo gek. Een aantal jaren geleden heeft iemand me dit laten zien, want ik had het zelf ook niet bedacht. En wat dat met timemanagement te maken heeft? Dat hoor je ook.

Komt er een mail binnen waarvan je het vermoeden hebt dat het om spam gaat, maar je weet het niet zeker? Verplaatst de mail dan naar je spambox. In je spambox worden links uitgeschakeld en de mail omgezet naar tekst. Doorklikken lukt dus niet. Daarna kun je, via het leesvenster, de mail bekijken zonder hem te openen. Vaak is dan al duidelijk door de kromme zinnen dat het om spam gaat, maar sommige spammailtjes lijken verdacht veel op echte. In je spambox wordt de tekst van de links getoond. Je kunt dan meteen zien dat het naar een rare domeinnaam verwijst, of dat het een verkorte link is (bit.ly is een linkverkortingsprogrammaatje).

Ook buiten je spambox kun je makkelijk zien of het een rare link is of niet. Zet je muis op het onderstreepte gedeelte en bekijk de link die er verschijnt. Je zult zien dat er een linktekst verschijnt, die niks met het de organisatie van doen heeft, die je de mail stuurt. Spam dus, die je lekker in je spambox moet laten zitten.

Wat is verder nog goed om te weten? Hoe procedures gaan bijvoorbeeld. Je krijgt geen track and trace code van PostNL via de mail als je geen pakketje verstuurd hebt. Dat krijg je alleen op een bonnetje in de winkel waar je een pakketje hebt afgegeven.

Raak niet in paniek van een mailtje waarin staat dat er geld geïncasseerd gaat worden of dat je moet betalen. Dat is namelijk de bedoeling. Dat je schrikt en denkt: ‘Wat krijgen we nou?’ en zonder goed na te denken gaat klikken.

Uiteraard is het ook van belang dat je een virusscan en firewall op je computer hebt en dat die automatisch updaten en dat ook je overige softeware up to date is.  Daarnaast is het verstandig met regelmaat een scan te draaien. Ondanks beveiliging kunnen er dingen naar binnen sluipen. Een jaar geleden ving mijn scan een trojaans paard. Computerexperts geven aan dat ze altijd rotzooi vinden op computers. Ook als je denkt goed beveiligd te zijn.

Ik dacht altijd dat een back up in de Cloud de oplossing was om door ransomware ‘opgegeten’ data terug te krijgen, maar ik begrijp nu, dat ook bestanden via synchronisaties naar Onedrive of Dropbox aangetast raken.  Dus ik ben weer terug naar ‘ouderwets’ een back up maken naar een externe harde schijf, die ik daarna weer afkoppel.

En daar komen we dus op timemanagement terecht.

Het is dus van belang, dat je tijd inruimt om te controleren of je beveiligingssoftware up to date is, een scan te draaien en minstens wekelijks een back up te maken. Prik daarvoor een vast moment, bijvoorbeeld aan het eind van je werkweek. Vervelend, maar wel noodzakelijk.

Veel succes met veilig internetten en veilig mailen.

Carla van Wees