Snel weer op stoom na je vakantie

Vind je het lastig om weer op gang te komen na je vakantie? Je inbox ziet er niet aanlokkelijk uit met meer dan 300 mails om weg te werken. Je collega’s komen langs om te vragen of je snel even dit of dat kan doen, want dat is tijdens je vakantie blijven liggen, terwijl het toch ook wel leuk zou zijn om wat van je vakantieverhalen te delen. Voor je het weet zit je in een dip en verlang je terug naar je vakantie! Helaas duurt dat nog wel even en zou het toch fijn zijn om weer met plezier aan het werk te zijn.

Gun jezelf even de tijd om op te starten. Laat je out-of-office nog even doorlopen, zodat je jezelf de tijd geeft om bij te raken met alles wat er speelt. Laat je bijpraten over wat er in de vakantie is voorgevallen en hoe het staat met de diverse projecten. Grote kans dat de helft van je mail dan al niet meer relevant is. Die mailbox open je dus pas als je op de hoogte bent en een globale planning voor de komende week hebt.

Begin in je mailbox niet bovenaan of onderaan, maar selecteer op gesprekken, zodat mail die bij elkaar hoort bij elkaar staat. Zo hoef je lang niet alles te lezen en kun je prioriteren. Begin met organiseren en beslissen. Wat weg kan gooi je weg. Wat gearchiveerd moet, archiveer je. Je inbox zal al aardig leeg worden. Daarna ga je pas reageren op wat er nog in staat in volgorde van belangrijkheid.

Zijn er dingen mis gegaan? Bespreek het persoonlijk en vecht het niet uit via de mail. Vergeet niet te bedenken, wat je volgende keer anders zou kunnen doen, om te zorgen dat het in je afwezigheid wel goed werkt.

Tips voor de volgende keer:

  • Hoe beter voorbereid je weg bent gegaan, hoe relaxter en makkelijker je weer in je werk stapt.
  • Begin een week of drie van te voren met afronden en neem geen nieuwe dingen meer aan.
  • Bedenk wat per se overgenomen moet worden en delegeer dat aan collega’s. Bespreek het goed door, zodat je weet dat zij weten wat er verwacht wordt en hoe het moet.
  • Bespreek wat een calamiteit is, waarvoor je in je vakantie gestoord mag worden.
  • Ruim rommel op, of dat nu dossiers op je bureau zijn of bestanden in je computer. Zorg dat je overzicht hebt over wat er speelt en waar je na je vakantie mee gaat beginnen.

 

Vind je het lastig om al dit soort dingen te regelen? Ik help je graag.

© 2019 – Carla van Wees

 

 

 

 

 

 

Van push naar pull tegen informatieoverload

Word je ook doodgegooid met informatie, door je collega’s, centraal vanuit de organisatie of via nieuwsbrieven, waar je jezelf wel is waar voor ingeschreven hebt?

Het zijn allemaal Pushberichten. Dat wil zeggen, dat je informatie toegestuurd krijgt, ook als die niet relevant voor je is, of op dat moment niet relevant. Bij Pull, haal je zelf berichten op, op het moment dat je het nodig hebt.

Om hier grip op te krijgen, kun je het beste je eigen Pull-systeem inrichten.

Hoe doe je dat?

  1. Schrijf je uit voor nieuwsbrieven waarop je uitgekeken bent. (Ja, dat geldt ook voor die van mij.  Stuur me gerust een Linkedin-uitnodiging om in contact te blijven)
  2. Laat je van interne mailinglijsten halen, die niet relevant voor je zijn. Verbazingwekkend hoe vaak mensen ‘voor de zekerheid’ op een mailinglijst staan.
  3. Maak onderscheid tussen het proces van mail beoordelen (zie 4) en mail afhandelen. Beoordeel maar een paar keer per dag. Afhandelen kan op elk gewenst moment.
  4. Selecteer bij de poort: Daarbij zijn een aantal criteria aan de orde:
    • Wel/niet relevant. Gooi niet-relevant meteen weg. Laat het niet in je inbox slingeren, waar het toch elke keer je aandacht trekt.
    • Nu van belang/interessant voor later. Zaken die nu van belang zijn, kun je maar beter meteen lezen. Dit zijn dingen, waarvan je op deze werkdag, op de hoogte moet zijn. Zaken die interessant zijn, maar niet relevant voor je werkdag vandaag, kun je in een map ‘lezen’ of ‘nieuwsbrief’ plaatsen.
  5. Bepaal een leesmoment en zet dat in je agenda. Veel mensen vinden de vrijdagmiddag een prettig moment om door informatie heen te gaan, of een half uurtje na de lunch op een willekeurige dag.
  6. Laat mail met informatie die misschien relevant is, of in de toekomst relevant, gewoon staan in je mapje, maar ga het niet uitgebreid lezen. Via een zoekterm kun je de gewenste mail wel weer boven water krijgen, op het moment dat je het nodig hebt, of sla het op onder het onderwerp.
  7. Sla meegeleverde documenten op een goede plek op in ‘Mijn documenten’ en gooi de mail weg. Zo kun je het terugvinden, op het moment dat het wel relevant is.

Op deze manier, bepaal je zelf (pull) wanneer je de gewenste informatie naar boven haalt. Jouw eigen gedrag bepaalt, of je last krijgt van informatieoverload via de mail. Aan de push-kant, is er namelijk niet altijd wat aan te doen.

© 2018 – Carla van Wees

 

Gooi weg die mail! Word AVG proof.

Gooi oude mail weg of archiveer archiefwaardige mail buiten je mailprogramma.

Waarom zou je dat doen in het kader van de AVG?

Je contacten/klanten kunnen opvragen waar jij allemaal gegevens van hen bewaart en welke gegevens dat dan zijn. Als je dat op allerlei verschillende plekken doet, heb je er een aardig karwei aan, om te voldoen aan een dergelijk verzoek. Het is dus praktischer om alles bij elkaar op één plek te zetten onder Mijn documenten, op een Sharepoint of wat je bedrijf ook gebruikt.

Veel van mijn klanten hebben heel veel mail in hun inbox. Zo’n 30.000 is het record wat ik ooit ben tegengekomen. Het betrof mail van jaaaaren. Als je geen idee meer hebt, wat daar allemaal in staat, kun je nooit aan zo’n informatieverzoek voldoen.

Ten tweede zitten er wettelijke termijnen aan hoe lang je bepaalde gegevens mag bewaren. Grote kans dat als je alles bewaart ‘voor de zekerheid’, je niet voldoet aan de verplichting om informatie die over de datum is, te verwijderen.

En dan hebben we het nog niet gehad over het beveiligen van je mailbox, zodat Jan en Alleman niet mee kan lezen.

Je zult dus veel beter dan voorheen, moeten nadenken over wat je bewaart, waar en hoe lang.

Ik ben al aan het opschonen geslagen. Ga jij ook aan de slag?

© 2018 – Carla van Wees

Ik lees nooit meer mijn mail!

Een uitspraak van Eline, die ik laatst sprak op een netwerkgelegenheid. ‘Iedereen weet inmiddels dat ik dat doe, dus bellen ze me en dan open ik de bijbehorende mail.’ Klinkt als een werkende oplossing, toch? Nou nee, Eline vertelde verder: Dat ze toch wel richting overwerkt aan het gaan was. Dat ze door de bomen het bos niet meer zag.

Bij doorvragen blijkt, dat ze haar mail wel doorkijkt op haar telefoon. Om er vervolgens niks mee te doen. Klikken, lezen, klikken, lezen, klikken, lezen….. en er helemaal niets mee doen. Als ik haar vertel, dat heel veel mensen dat doen. Knikt ze schuldig. Heel herkenbaar.

Wat je doet, is het probleem verplaatsen en vergroten.

Behalve een volle mailbox, krijg je nu ook nog eens heel veel telefoontjes. En laat je dingen uit je handen laat vallen, om de volgende beller maar tevreden te stellen.

Je hebt drie problemen: een volle mailbox, veel telefoontjes en onduidelijke prioriteiten.

Hoe pak je dat nu aan?

Ten eerste, moet je leren dat er een verschil is, tussen het beslisproces over de binnenkomende mail en de afhandeling zelf. Het stroomlijnen van het beslissen, daar zit de eerste winst!

De keuzes zelf zijn niet moeilijk: niet doen, delegeren, meteen doen of later doen.

Bij negen van de tien mensen met een bomvolle mailbox, stokt het hier al. En dat heeft dan weer te maken met het gebrek aan zicht op zaken die prioriteit hebben. Als je geen prioriteiten stelt en alles belangrijk vindt, dan zul je blijven werken volgens het principe van de hardste schreeuwer krijgt aandacht. Aan de volgende stap, beslissen wanneer je wat gaat doen, kom je dan niet meer toe.

Kun je niet beslissen over een mail of je er wel of niet wat mee doet en wanneer dan? Tijd om te bepalen waar je in je werk nou eigenlijk naar toe wilt en wat dus prioriteit heeft.

Aan de slag met je volle mailbox en gebrek aan beslisvaardigheid en prioriteiten? Neem contact met me op.

 

 

 

 

Meer dan 300 mail in zijn inbox….

Laatst gaf ik een training Tem je mailmonster bij een middelgroot bedrijf. Een van de deelnemers was een beleidsmedewerker, die de verantwoordelijkheid had voor diverse projecten en ook nog een aantal teams aanstuurde.

Aan zijn agenda was dat niet te zien. Er stonden een aantal afspraken in, maar dat was het wel. Hij had wel het idee, dat hij teveel werk op z’n bordje had.

“Ik heb het enorm naar mijn zin. Ik vind het werk ontzettend leuk en er is niks mis met hard werken, maar het wordt me langzamerhand wel te veel”.

Natuurlijk kun je dan een aantal projecten schrappen. Maar welke dan en hoeveel?

Omdat bijna 100% van het werk via de mail binnen komt en ze Outlook als mailprogramma hebben, ligt het dan voor de hand om daar eerst eens naar te kijken.

We schoven aan op zijn werkplek en gingen eens kijken in Outlook. Dik 300 mail in de inbox.

“Tja, dat zijn waarschijnlijk allemaal dingen waar ik nog wat mee moet of waar ik op een antwoord wacht. Dat wil ik niet uit het oog verliezen, daarom laat ik het maar staan.”

Ondertussen had hij geen idee meer hoeveel uur werk er in die inbox aanwezig was. En op bepaalde mail, had ie al antwoord gehad, zag ie, terwijl hij door de mailbox scrolde.

We zijn samen aan de slag gegaan met een andere manier van werken. Geen mail meer in de inbox laten staan, maar slagvaardig beslissingen nemen over of je iets er mee doet en zoja, wanneer dan en de mail een plek geven in agenda of op de takenlijst.

Twee werkplekbezoeken later liet hij trots zien, dat het lukte om zijn inbox leeg te krijgen gedurende de dag. Ook was zijn agenda gevuld met afspraken en momenten waarop hij aan zijn projecten ging werken. Te vol, dat wel. Toch was hij er blij mee.

“Ik heb nu veel beter overzicht over wat ik allemaal op mijn bord heb. Ik zie nu ook, wat er teveel is en wat ik wel aankan. De volgende stap is al gepland: een afspraak met mijn leidinggevende, waarin ik een voorstel doe, om bepaalde taken en projecten van mijn takenpakket af te halen. Ik kan nu heel concreet laten zien, waar ik mee bezig ben en hoeveel tijd me dat kost. Ik denk dat er nu wel naar mij geluisterd gaat worden, omdat ik kan onderbouwen dat mijn werkdruk te hoog is, in plaats van alleen aangeven dat ik het gevoel heb, dat ik te veel werk heb.”

Heb je te veel hooi op je vork, dan is de eerste stap orde op zaken stellen. Plannen en organiseren om je werklast in kaart te brengen. Zonder dat, is het lastig om je leidinggevende te overtuigen dat je werkdruk te hoog is. Als je overzicht hebt over wat er allemaal te doen is, ontstaat een plaatje dat je kunt matchen met je doelen en kun je gedegen keuzes maken over wat je wel en wat je niet gaat doen.

Ik help je daar graag bij.

 

Rode vlaggetjes alarm!

Laatst gaf ik een praatje over ‘Tem je mailmonster’ voor een groep zzp’ers. Ik laat dan ook altijd live zien, hoe dat werkt met vlaggetjes in Outlook. Eén van de aanwezigen riep toen uit: ‘Maar als ik dat ga doen, dan wordt mijn takenlijst alleen maar steeds langer en krijg ik daar allemaal rode vlaggetjes, die ik dan weer moet verplaatsen. Dan ga je je mail managen in plaats van afhandelen.’

Nou geef ik hem helemaal gelijk, als hij zegt dat je mail niet moet managen, maar afhandelen, maar heeft hij gelijk dat je takenlijst alleen maar langer wordt, als je er een vlaggetje met datum aan hangt?

Nee, dat klopt natuurlijk niet. De hoeveelheid mail neemt niet toe, door er een vlaggetje aan te hangen. Het enige wat het doet, is dat het zichtbaar wordt, hoeveel taken je allemaal hebt! En als er heel veel rood worden, dan zegt dat dus iets over je werkdruk! Of dat je inefficiënt werkt, dat kan natuurlijk ook. Vaak is het een combinatie. Doordat je het zo druk hebt, ga je minder efficiënt werken, waardoor je werkdruk toeneemt.

Verschijnen er allemaal rode vlaggetjes, dan is het zaak om eens te kijken, wat voor taken het zijn, die telkens uitgesteld worden. Vaak zit daar een patroon in en gaat het om dingen die je beter kunt uitbesteden of helemaal niet meer doen.

Ben jij bang voor rode vlaggetjes? Ik help je van je angst af. Schrijf je in voor mijn mailmonstertraining!

Blue Monday onzin

Het is vandaag Blue Monday, de meest depressieve dag van het jaar. Gelukkig is het totale onzin. Het is bedacht door een psycholoog in opdracht van een reisorganisatie, die graag meer reisjes naar de zon wilde verkopen in januari.

Niks van aantrekken dus. Bovendien is het vandaag heerlijk zonnig. Echt een dag om even naar buiten te gaan. Pak in je pauze wat zon mee, want licht is een goede remedie tegen een winterdepressie. Zo’n winterdip is dan weer geen onzin en te behandelen met licht.

Het is maandag! So what? Als je opziet tegen de maandag, omdat je dan weer moet werken, is het tijd voor een andere baan.

Baal je omdat je goede voornemens nu al mislukt zijn? Misschien een goed moment om weer even te kijken wat dat was en er wat hulp bij in te schakelen. Of je wilt iets bereiken, het blijkt dat het je niet in je eentje lukt en je haalt er hulp bij. Of het is wel okee en je laat het zoals het is. Klaar met zeuren. Jezelf mentaal straffen, omdat het niet gelukt is, helpt in ieder geval niet.

Je mailbox al weer volgeslibt? Ondanks je goede voornemens? Blijf niet zelf prutsen. Je kunt bij mij terecht voor een snelle training, waardoor je dat probleem  oplost. Of je laat het zoals het is. Dat kan natuurlijk ook.