Ik ben geen bakjesmens!

“Ik ben geen bakjesmens!” is wat iemand laatst tegen me riep in een gesprek over het aanbrengen van structuur. Nou ben ik vrij makkelijk daarin. Als je geen bakjes wilt, kiezen we wat anders. Het punt is alleen, dat mensen die geen bakjesmens zijn, over het algemeen ook geen ordnermens, hangmapmens of dozenmens zijn. Het zijn meer hoekje-van-de-tafel-, puntje-van-het-aanrecht- en stapeltje-naast-de-bank-mensen.

Helemaal prima als je er verder geen last van hebt. Helaas loopt het nog al eens uit de hand en kan het stapeltje naast de bank nog best wat hoger en past er ook nog een stapeltje naast.

Waarom hebben bakjes het nou gedaan?

Op het moment dat je een bakje neerzet en daar je post en taken in verzamelt, krijg je zicht op wat er allemaal ligt. Dat bakje staat je daar continu te herinneren aan die brief van de overheid in onbegrijpelijk taal, die rekening die je nog moet betalen, de aantekeningen die je nog uit moet werken en dat vervelende telefoontje dat je nog moet plegen.

En tot overmaat van ramp kan zo’n bakje ook vol raken en confronteert je daarmee met je uitstelgedrag.

Zolang die post en aantekeningen nog in stapels zwerven door het huis, tussen tijdschriften, oude kranten, het boek dat je aan het lezen bent en de hondenriem, kun je die vervelende taken heel makkelijk negeren.

Daarom denk ik dat bakjes het gedaan hebben bij sommige mensen en dat als je af wilt van je rommelige kantoor of huis, je je weerstand tegen die vervelende taken moet tackelen in plaats van je weerstand tegen bakjes.

Die arme bakjes, die kunnen er toch ook niks aan doen?

De wortel gaat steeds dieper….

Ik kwam een tijdje terug bij een bedrijf, waar ze ontzettend hun best gedaan hadden om structuur aan te brengen in het opbergen van documenten. Het resultaat was, dat bijna elk document in zijn eigen mapje stond. Dieper en dieper moest je de documentenstructuur in, map in map in map, om uiteindelijk bij een document uit te komen. Geen wonder dat niemand er meer de weg wist. Een diep ingegraven wortel was het.

Een diep zittende wortel, kost veel energie om uit de grond te krijgen. Een diep zittend document ook.

Frustratie was het resultaat. Tijdverlies was het resultaat.

‘Less is more’, is hier een prima toepasbaar principe.

Hoe minder mapjes hoe beter.

In een ordner heb je ook niet elk document achter zijn eigen tabblad zitten, dus hoeft dat digitaal ook niet. Meer mappen maakt vaak niet vindbaarder.

Hoe ingewikkelder de mappenstructuur, hoe starder alles wordt en hoe moeilijker het wordt om het document in de juiste map te plaatsen.

  • Vraag jezelf af: “Hoe zou ik dit opbergen als het om een fysiek papier ging?”
  • Neem de tijd om een goede mappenstructuur te maken
  • Zie het als een levend iets: het moet blijven bewegen
  • Neem de tijd om de naamgeving van de documenten te structureren.

Vind je het lastig? In mijn training “Blinkend bureau”, is er uitgebreid aandacht voor een “Blinkende harde schijf”.