‘Mag ik daar zelf een oplossing voor bedenken?’

De verbazing droop eraf.

Tijdens een kennismakingsworkshop over Lean vallen de deelnemers van de ene verbazing in de andere. Ze zijn gewend dat er van hogerhand bepaald wordt, hoe het werk gedaan wordt. Het betreft een groep uit de zorg, dus deels is dat ook waar. Door de wetgever bepaalde regels en voorschriften, moeten worden gevolgd. Daarbinnen is, als je goed kijkt, nog ruimte over om je werkprocessen naar je hand te zetten.

Helaas, hogerhand bleek in dit geval het management, dat, niet gehinderd door recente praktijkervaring , bedacht hoe het moest.

Dit is iets, dat je bij veel organisaties ziet: het management ontwerpt het werkproces en schrijft voor hoe het gedaan moet worden. De mensen die het moeten doen, staan er bij en kijken er naar.

Het resultaat: suboptimale processen, gefrustreerde medewerkers, verspilling van geld, tijd en middelen.

De oplossing die de medewerkers bedachten waren bijvoorbeeld schaduwdossiers en andere tijdverslindende dingen. Werkdrukverhogende oplossingen die eigenlijk geen oplossing zijn.

Een groot deel van de medewerkers was enthousiast. Ze roken hun kans en grepen hem. Afspraken werden gemaakt om bij elkaar te komen om een langlopende ergernis aan te pakken.

Bij Lean procesverbetering wordt iedereen die een rol speelt in het proces, bij het verbeteren betrokken. Zo kom je ook de lapmiddelen tegen, die iedereen bedenkt, om de zaak werkbaar te krijgen. Je kunt echte verbeteringen bedenken, waar mensen enthousiast over zijn.

Een paar medewerkers geloofden niet, dat ze daadwerkelijk zelf zaken zouden kunnen veranderen. ‘Dat lukt toch niet’. Hier ligt een schone taak voor het management, om de mensen die aan de slag gaan goed te ondersteunen en dan aan de rest het succes te laten zien.

Wil je verandering in je organisatie? Eens praten over wat Lean voor je kan doen? Neem contact met me op.

© 2020 – Carla van Wees

 

‘Nederland gaat aan continu verbeteren ten onder’

Dat was de titel van een artikel dat in mijn mailbox belandde. Dat maakte me nieuwsgierig, want ik hou van continu verbeteren en mij lijkt het dat je helemaal niet ten onder kunt gaan aan continu verbeteren. Dan is het namelijk geen verbeteren. Een contradictie dus. Toen ik het artikel las, bleek de auteur te vinden, dat door continu verbeteren de klant vergeten werd.

Dat vond ik nou heel bijzonder, want continu verbeteren start bij de klant. Wat wil de klant, wat vindt ie prettig en ook wat wil de klant absoluut niet! Dat in kaart brengen, is het allerbelangrijkste, als je je product of dienst wil verbeteren. Zonder klanten geen bestaansrecht voor je bedrijf!

Als je je processen inricht, zoals het het beste uitkomt voor het bedrijf en de medewerker, dan kan het zijn dat je ontevreden klanten krijgt, die veel klagen, waardoor je veel geld kwijt bent aan je klantenservice. Toch zijn er nog veel bedrijven die starten met verbeteren,  vanuit hun eigen perspectief.

Een oplossing die voor je klant prettig is. Daar zoek je naar. Maar die oplossing moet ook werkbaar en handig zijn voor de medewerker die er mee te maken heeft. Die moet het tenslotte doen. Ontevreden medewerkers die veel moeite moeten doen om iets voor hun klanten te regelen, hebben ook moeite om klantvriendelijk te zijn. Bovendien loop je het risico, dat medewerkers zo ontevreden worden, dat ze ontslag nemen, waardoor kennis uit je bedrijf verdwijnt.

Maar ook als je wel aandacht hebt voor je klant en je medewerker loop je risico. Je bedrijf moet wel winst opleveren! Schiet je door in je klanten en medewerkers tevreden te stellen, dan kun je ook failliet gaan. Zo las ik over een start-up, waar iedere medewerker meteen een dure lease-auto kreeg. Drie keer raden hoe dat afliep. Maar ook te ruime garantieregelingen, te veel service, torenhoge verwachtingen kweken bij de klant, kunnen je de kop kosten. Neem een dakdekkersbedrijf, dat jaarlijkse dakinspectie beloofde, zonder voldoende personeel of geld te hebben, om het groeiende klantenbestand te bedienen.

Je hebt dus drie partijen met ieder hun eigen belangen. De kunst van continu verbeteren is dus, om hierin een evenwicht te vinden, terwijl het belang van de klant toch voorop blijft staan.

Verliesaversie en de visie van Lean

Ken je het begrip ‘verliesaversie’? We ervaren verliezen als veel erger dan we winnen als positief ervaren. Het is daardoor heel lastig om korte termijnverlies te accepteren om op lange termijn beter af te zijn. Toch is dat waar de Lean filosofie voor staat.

Ken je het verhaal van Hotel Victoria? Dat hotel staat recht tegenover het Centraal Station in Amsterdam. Het is geopend in 1890 en heeft een opvallende gevel. Er zitten namelijk twee huisjes als het ware in de gevel van het hotel. Hoe dat zo gekomen is, lees je in het boek ‘Publieke Werken’ van Thomas Rosenboom. Het boek is fictie, want we weten niet wat de reden is waarom de twee huizen niet zijn verkocht. In het boek overspeelt de hoofdpersoon zijn hand en vraagt hij te veel voor zijn huis. In werkelijkheid is er een riant bod uitgebracht, dat niet is geaccepteerd.

In de Lean filosofie neem je beslissingen gebaseerd op de lange termijn, zelfs ten koste van korte termijn verlies. In het boek gebeurt dat in ieder geval niet. In plaats van de nog hogere vraagprijs te betalen en het verlies op korte termijn te nemen, is er gekozen voor het insluiten van de huizen, met een verlies aan vierkante meters voor het hotel. Volgend jaar bestaat het hotel 130 jaar. Een kamer kost ongeveer € 169 per nacht en we hebben het hier over meerdere kamers die niet gebouwd zijn. Je kunt zo inschatten dat het hotel de hogere vraagprijs op lange termijn makkelijk zou hebben terugverdiend. Als dat de reden was…….

Waarom timemanagement soms niet werkt

Wat zegt ze nou? Timemanagement niet de oplossing?

Ben ik van mijn geloof gevallen? Nee hoor!

Een training timemanagement zet veel zoden aan de dijk. Het is alleen niet altijd de (hele) oplossing. Timemanagement gaat meestal over het individuele niveau. Als jij nou maar beter plant of betere keuzes maakt, dan komt het allemaal goed. Of als het team het werk nou maar beter plant….

Maar met plannen alleen ben je er niet. Als je elke ochtend struikelt over dezelfde problemen en je gaat er elke ochtend weer omheen of plakt er een pleister op, dan kun je plannen tot je een ons weegt, maar het werk gaat er niet beter door. Hetzelfde geldt voor omslachtige procedures, onnodige verslaglegging, onhandige formulieren, langdurige vergaderingen en ga zo maar door. Zaken waar je medewerkers veel tijd mee kwijt zijn en die weinig tot niets toevoegen aan het bedienen van je klant.

Dat kan anders. Namelijk door je werkprocessen eens onder de loep te nemen en alles eruit te gooien wat niet nuttig is. Je zult verbaasd staan over hoeveel dat is! Je medewerkers blij omdat de werkdruk daalt, de klant blij, omdat ie beter en sneller bediend wordt en voor je bedrijf blijft onder de streep meer over. Win – win -win heet dat.

Klagen je medewerkers over werkdruk? Blijven kleine (en grote) problemen onopgelost? Klagen je klanten dat het allemaal te lang duurt? Of klagen ze over de kwaliteit van de dienstverlening? Grote kans dat er winst te halen valt uit het verbeteren en standaardiseren van je werkprocessen.

Herken je deze problemen? Neem contact op voor een goed gesprek bij een kop koffie of thee! 06 28 97 26 22

Snel weer op stoom na je vakantie

Vind je het lastig om weer op gang te komen na je vakantie? Je inbox ziet er niet aanlokkelijk uit met meer dan 300 mails om weg te werken. Je collega’s komen langs om te vragen of je snel even dit of dat kan doen, want dat is tijdens je vakantie blijven liggen, terwijl het toch ook wel leuk zou zijn om wat van je vakantieverhalen te delen. Voor je het weet zit je in een dip en verlang je terug naar je vakantie! Helaas duurt dat nog wel even en zou het toch fijn zijn om weer met plezier aan het werk te zijn.

Gun jezelf even de tijd om op te starten. Laat je out-of-office nog even doorlopen, zodat je jezelf de tijd geeft om bij te raken met alles wat er speelt. Laat je bijpraten over wat er in de vakantie is voorgevallen en hoe het staat met de diverse projecten. Grote kans dat de helft van je mail dan al niet meer relevant is. Die mailbox open je dus pas als je op de hoogte bent en een globale planning voor de komende week hebt.

Begin in je mailbox niet bovenaan of onderaan, maar selecteer op gesprekken, zodat mail die bij elkaar hoort bij elkaar staat. Zo hoef je lang niet alles te lezen en kun je prioriteren. Begin met organiseren en beslissen. Wat weg kan gooi je weg. Wat gearchiveerd moet, archiveer je. Je inbox zal al aardig leeg worden. Daarna ga je pas reageren op wat er nog in staat in volgorde van belangrijkheid.

Zijn er dingen mis gegaan? Bespreek het persoonlijk en vecht het niet uit via de mail. Vergeet niet te bedenken, wat je volgende keer anders zou kunnen doen, om te zorgen dat het in je afwezigheid wel goed werkt.

Tips voor de volgende keer:

  • Hoe beter voorbereid je weg bent gegaan, hoe relaxter en makkelijker je weer in je werk stapt.
  • Begin een week of drie van te voren met afronden en neem geen nieuwe dingen meer aan.
  • Bedenk wat per se overgenomen moet worden en delegeer dat aan collega’s. Bespreek het goed door, zodat je weet dat zij weten wat er verwacht wordt en hoe het moet.
  • Bespreek wat een calamiteit is, waarvoor je in je vakantie gestoord mag worden.
  • Ruim rommel op, of dat nu dossiers op je bureau zijn of bestanden in je computer. Zorg dat je overzicht hebt over wat er speelt en waar je na je vakantie mee gaat beginnen.

 

Vind je het lastig om al dit soort dingen te regelen? Ik help je graag.

© 2019 – Carla van Wees

 

 

 

 

 

 

Mijn opleiding is af en ik ga trouwen

Nee, dit gaat niet over mij, maar over een klant van mij.

Ze had al tijden in haar hoofd, dat ze een opleidingsprogramma wilde starten. Het hele programma zat al in haar hoofd, al een jaar of drie. Daar bleef het bij. Ze liet zich leiden door de waan van de dag en zo was er altijd wel iets anders te doen.

In een ochtend zijn we aan de slag gegaan om daar verandering in te brengen. Met behulp van de Lean policy deploymentmatrix zijn we haar wensen en acties in kaart gaan brengen. Deze matrix wordt gebruikt in grote organisaties, om het beleid en het waarom van acties helder te maken voor alle medewerkers. Deze matrix is dus ook heel goed op individueel niveau te gebruiken.

Waar wil je staan over 3 jaar? Wat moet er dan dit jaar gebeuren? Welke concrete acties zijn er dan nodig? Door de connectie in kaart te brengen tussen de wensen en de concrete acties, zie je of een bepaalde actie past in het plan om daar te komen waar je wilt. Soms vallen dingen dan gewoon af, omdat ze niets bijdragen aan het te behalen doel.

Tenslotte maakten we de laatste stap op een grote jaarplanner: wanneer dan?

Doe je deze laatste stap niet, dan heb je een prachtig plan, waar vaak nog niks van terecht komt.

Zo kwamen we tot de conclusie dat haar bruiloft op een ander moment plaats moest vinden dan ze in haar hoofd had, maar ook dat het een haalbare kaart was, om met drie maanden de opleiding startklaar te hebben.

Inderdaad kreeg ik na een maand of drie de mededeling dat alles in kannen en kruiken was. De opleiding stond en de trouwdatum lag vast. Dat is de kracht van overzicht creëren en inplannen.

Wil je ook je doelen bereiken? Neem contact met me op.

© 2019 – Carla van Wees

Pluk het laaghangend fruit

Je bent ergens bezig en je hebt wat nodig. Ik noem maar wat: een rolletje plakband. Terwijl je bezig bent, gaat het rolletje op. Je loopt naar de kast met voorraad, maar helaas, op de plek waar jij het verwacht, ligt geen plakband. Na enig zoeken, vind je toch nog ergens een rolletje. ‘Hè, denk je, dat is al de zoveelste keer dat het me gebeurt. Daar zouden we eens wat aan moeten doen’. Je legt een briefje neer, dat er plakband besteld moet worden (nu geen tijd) en gaat over tot de orde van de dag.

Herkenbaar? Dat je telkens tegen dezelfde kleine dingetjes aanloopt?

Het plakbandprobleem wordt niet opgelost. Niet dat het een ramp is, je hebt met enige moeite toch het karweitje kunnen doen, maar het plakband staat hier symbool, voor het niet oplossen van kleine problemen. Kleine ergernissen, die uitgroeien tot iets groters of kleine ergernissen, die je van je werk houden en je veel tijd en energie kosten. Tegelijkertijd, heb je geen tijd om het op te lossen. Je hebt het druk!

Het is een veel voorkomend verschijnsel. Geen tijd nemen om kleine problemen op te lossen, die veel tijd kosten. Je neemt zo een beslissing voor de korte termijn, die je op de lange termijn veel kost. Sta daar eens bij stil, op het moment dat je zo’n kleine ergernis tegenkomt. Wat levert het je op, op lange termijn, als je het probleem echt oplost en geen genoegen neemt met een lapmiddel?

Kortom, raap het op de grond liggend fruit op (voor het gaat rotten!) en pluk het laaghangend fruit. Het kost vaak minder tijd dan je denkt. Het levert niet alleen tijd op, maar ook energie.

© 2019 – Carla van Wees

Extra werk door een onderbreking

Met een docent in het beroepsonderwijs, ben ik tegen het einde van een traject. Ze heeft, onder andere, meer vooruit leren kijken, waardoor ze haar werkzaamheden beter kan verdelen en ze minder verrast wordt. Haar werkdruk is duidelijk lager.

Wat nog steeds heel lastig is, is dat ze tijdens haar werkzaamheden telkens onderbroken wordt. Een rustige plek om te werken in de lerarenkamer is er niet. Ze regelt af en toe een klein vergaderhokje om ongestoord te kunnen werken.

Afgelopen donderdag was ze bezig met de voorbereidingen voor een toets. Het was bijna af en daarna kon het naar de reproafdeling om geprint en geniet te worden. Op dat moment kwam een studentbegeleider bij haar langs om een gesprek te hebben met haar en een leerling. Het was van belang dat de lucht geklaard werd, voor de volgende les. Het gesprek moest op dat moment plaats vinden.

Na het gesprek maakte ze de toets af, maar helaas, ze was te laat om het nog te laten printen bij de reproafdeling. Het gevolg was, dat ze zelf moest printen en nieten, omdat de toets de volgende dag gemaakt moest worden. Ze was hierdoor erg laat thuis.

Ze had dus niet alleen uitloop door de onderbreking, maar ook extra werk!

Wat kan ze voortaan anders doen?

Ze kan voortaan calamiteitentijd inplannen. Tijd voor een onderbreking van haar werk, door iets dat per se meteen afgehandeld moet worden. Had ze de toets een dag eerder gemaakt, dan had repro tijd gehad om te printen en te nieten.

Je bent er niet, met alleen vooruit kijken en voldoende tijd inplannen, je moet ook rekening houden met mogelijke onderbrekingen en de invloed daarvan op je deadline.

Het is dus belangrijk om bij een taak jezelf ruimte te geven voor calamiteiten, zodat je de deadline toch haalt en je geen extra werkzaamheden op je dak krijgt, door een onderbreking.

© 2018 – Carla van Wees

 

 

 

 

‘Leer dat eens af!’ ofwel waarom gedragsverandering moeilijk is.

Heb jij ook wel eens een verkeerde of slechte gewoonte af moeten leren? Viel niet mee hè?

Het afleren van iets, is niet mogelijk en dat is heel makkelijk verklaarbaar.

Als je iets leert, wordt er in je hersenen een neurologische verbinding aangelegd. Hoe vaker je iets doet, hoe sterker de verbinding wordt. Het gaat je steeds makkelijker af.

Maar nu wil je die handeling niet meer. Je brein kiest echter de weg van de minste weerstand: die sterke verbinding die er al ligt. Iets niet meer doen, betekent dat je die route op de één of andere manier moet blokkeren. Dat gaat niet.  Zo’n verbinding kan alleen langzaam slijten. Door iets niet meer te doen, wordt de verbinding steeds zwakker, maar deze zal nooit helemaal verdwijnen. Als je even niet oplet, gaat je brein zijn gang en neemt ie de vertrouwde route.

Het is omgekeerd vergelijkbaar met een bospaadje. Een veel belopen bospad blijft kaal. Kies je een andere route, dan zal de eerste route begroeid raken, maar helemaal onzichtbaar wordt ie nooit. Als je even niet oplet, zit je op je vertrouwde paadje.

Telkens opletten en tegen jezelf zeggen: ‘Niet doen!’, is heel vermoeiend. Vaak geven we het dan ook al snel op.

Hoe doorbreek je dat?

Door niet iets af te willen leren, meer iets nieuws aan te leren. Daar is je brein goed in. Bedenk een andere manier van doen, die je inslijt tot het een nieuwe gewoonte is. Je steekt geen energie in jezelf bestraffend toespreken, maar bent bezig met leren. Je merkt dat je er steeds beter in wordt. Dat geeft energie!

Je kunt jezelf helpen, door via geeltjes jezelf ergens aan te herinneren, door anderen erbij te betrekken en je te helpen herinneren, of door een situatie zo in te richten, dat je het niet anders kunt doen. Een aankruisvel, waarop je aangeeft wanneer het gelukt is, werkt ook heel stimulerend.

Dus: stop met jezelf te kwellen met iets afleren en ga iets leren.

© 2018 – Carla van Wees

 

 

 

Tips om gewoon misbaar te zijn, tijdens je vakantie

De vakantie is bedoeld om afstand te nemen, te ‘resetten’ en jezelf weer op te laden. Toch nemen steeds meer mensen hun werk mee op vakantie.

Even de mail checken, of het allemaal nog goed gaat. Verreweg de meeste mensen geven aan, dat ze hun mail checken tijdens hun vakantie, om op de hoogte te blijven.

Vroeger kon dat domweg niet. Je had geen email en geen mobiele telefoon. Toch marcheerde het werk gewoon door, of niet, en dat was dan ook okee. Na terugkomst werd je op de hoogte gebracht van wat je moest weten. Tegenwoordig schijnt dat niet meer te kunnen. Maar hoe waar is dat?

Ik denk dat iedereen prima gemist kan worden. Ik durf zelfs de stelling aan, dat als je niet gemist kan worden, er bedrijfsmatig iets goed verkeerd zit. Blijkbaar vertrouw je je collega’s niet, dat ze kunnen wat jij kan. Blijkbaar gaan je collega’s of medewerkers meteen als kippen zonder kop maar wat doen, als jij er geen toezicht op houdt. Blijkbaar gaan er dingen mis, als er iets 2 of 3 weken stil ligt, of niet af is voor je vakantie. Blijkbaar gaan er dingen mis, als jij niet als een havik je inbox bewaakt.

Het valt wel mee, zeg je?

Zijn je collega’s best te vertrouwen en weten ze ook wat ze moeten doen? Dat project kan wel even 3 weken wachten, want een paar maanden geleden was je er ook drie weken lang niet aan toegekomen?

Waarom controleer je dat dan obsessief?

6 tips om geen havik te hoeven zijn:

  • Bekijk kritisch wat door moet lopen en wat best even kan wachten
  • Maak goede afspraken over wie wat van je overneemt.
  • Geef goed aan, bij zaken die overgenomen worden, welk resultaat je verwacht.
  • Bespreek wat een calamiteit is, waarbij je betrokken wilt worden, en wat niet.
  • Bespreek op welke manier er contact opgenomen wordt bij een calamiteit.
  • Spreek van te voren af, wie jou waarover op de hoogte brengt, na je vakantie.

Met deze afspraken kun je prima op vakantie, zonder constant in je mailbox te zitten. Je kunt meer ontspannen tijdens je vakantie en je zult beter uitgerust weer op je werk verschijnen. Je hebt echt vakantie gehad.

© 2018 – Carla van Wees