Takenlijst

8 Oorzaken van een falende takenlijst

Takenlijsten: de één zegt ze werken niet, de ander zweert erbij. Tony Crabbe, een nieuwe timemanagementgoeroe, wil dat je al je takenlijsten weggooit, omdat je wat belangrijk is, toch wel onthoudt.
Iedereen die wel eens midden in de nacht wakker geschrokken is, van iets dat ie vergeten is, weet dat het waar is. Het probleem is, dat je brein je er niet altijd op het juiste moment aan herinnert, wat stress tot gevolg heeft. Een goeie takenlijst herinnert je er wel op het juiste moment aan en daarom zweert iemand als David Allen bij takenlijsten.

Een aantal psychologen heeft een onderzoek gedaan naar het effect van onafgemaakte taken op je focus. Wat blijkt:

Onafgemaakte taken leiden af.

Ergens ben je mentaal blijkbaar nog bezig met wat je niet af had, waardoor je je niet volledig op de huidige taak kan richten.

Krijg je de gelegenheid om een plan te maken om die taken wel af te maken, dan gaat je prestatieniveau weer omhoog.

Toch roepen veel mensen dat hun takenlijst niet werkt en dat klopt. Ze maken een aantal klassieke fouten. Hieronder vind je er acht.

8 Klassieke fouten als het om takenlijsten gaat
  1. Je hebt er geen. Geeltjes of lege enveloppen is niet de oplossing. Je hebt echt een takenlijst nodig. Of het papier of elektronisch is, doet er niet toe, als je er maar één hebt.
  2. Je hebt er teveel. Op allerlei plekken in allerlei apparaten, dus moet je op te veel plekken kijken en dus kijk je niet.
  3. Je hebt hem niet bij je. Net nu je hem nodig hebt. Je hebt hem gewoon altijd nodig. Als je het niet opgeschreven hebt, ga je het vergeten.
  4. Je kijkt er niet op. Wonderbaarlijk dat je er wel dingen op schrijft, maar niet op kijkt. Telkens als je ergens mee klaar bent, kijk je op je lijst.
  5. Het is een puinhoop: van alles op je lijst wat al gedaan is of gepasseerd station. Je moet regelmaat door je lijst spitten om te zorgen dat ie actueel blijft.
  6. Er zit geen logica in: zakelijk en privé door elkaar en zaken met hoge prioriteit gemengd met lage prioriteit
  7. Geen taken op je lijst maar aantekeningen, opmerkingen, projecten. Veel te grote zaken, die niet in één keer af te vinken zijn.
  8. Het is technisch te ingewikkeld: bijvoorbeeld een app met te veel mogelijkheden.
De eigenschappen van een werkende takenlijst:
  1. bestaat uit maximaal 7 punten per dag
  2. bevat hapklare brokken in plaats van olifanten
  3. heeft eventueel een langere lijst op de achtergrond
  4. bevindt zich op maximaal 2 plekken

Een takenlijst hoeft ook niet per se een afvinklijstje te zijn. Als je het prettig vindt, kun je het bijvoorbeeld ook in de vorm van een mindmap doen.

Moeite met je werk organiseren en prioriteren? Ik help je graag.

 

2 antwoorden
  1. Peter zegt:

    ’s Nachts wakker worden omdat je ergens aan denkt, dat is in mijn ogen juist omdat je hersenen weten dat je iets niet in je systeem hebt zitten. Dat zijn de zogenaamde losse eindjes.

    Niet kunnen loslaten wat je gestart bent, dat is het Zeigarnik effect. Daarom is het juist belangrijk bij een moeilijke taak te starten met een eenvoudige stap. Eenmaal gestart ben je meer geneigd iets af te werken.

    Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.