Je kunt ook in je eentje aan procesverbetering doen

‘Dat ga ik zeker doen!’, riep mijn klant enthousiast. ‘En dat andere, dat ga ik voorleggen aan mijn collega’s, want dat scheelt tijd en gedoe!’.

Toen we begonnen was ze helemaal niet zo enthousiast. Zuchtend nam ze plaats op een stoel. ‘Hoe gaat het met je?’, vroeg ik. ‘Nou, wel goed, maar wat was het druk met die mondelinge examens. Dat is altijd zoveel werk en gedoe!’

Aha, ‘gedoe’. Dat is altijd een triggerwoord, dat er dingen verbeterd kunnen worden.

‘We hadden wel 40% meer leerlingen die niet op kwamen dagen dan andere jaren’, vervolgt ze. ‘En ik haal het beoordelen niet in de beschikbare tijd. Mijn bureaublad staat nu vol documenten, die ik dan nog een keer wil controleren, omdat ik niet meer zeker ben of ik ze al op de juiste plek heb opgeslagen. Ik denk het wel hoor, maar dan ga ik weer twijfelen.’

‘Zullen we eens gaan kijken hoe dat dan loopt, zo’n proces van een eindexamen?’, stelde ik voor. Schoorvoetend ging ze akkoord. Al gauw stuitten we op problemen, waar ze zelf direct wat aan kon doen. Door haar technische kennis wat op te frissen, konden twee tijdrovende stappen direct overgeslagen.

Een los formulier waar op 95% van de keren alleen “geen bijzonderheden” werd ingevuld, maar wat wel per leerling een bestandsnaam moet krijgen en aangeleverd. Kan dat niet een extra invulruimte worden op een ander formulier, waar wel relevante gegevens staan? Ze gaat het aankaarten.

Een checklist waarop ze kan afvinken welke bestanden ze al op de juiste schijf geplaatst heeft, met als laatste handeling het weghalen van het bestand van het bureaublad, helpt haar vertrouwen te krijgen, dat ze alle handelingen gedaan heeft.

Zo waren er in een uurtje al snel problemen gevonden en oplossingen bedacht, die bij een volgend examen haar zeker veel tijd zullen schelen.

En die 40% no show? Ook snel op te lossen.

Wat bleek: de examens mochten dit jaar voor het eerst niet meer afgenomen door de docent die voor de klas staat. Op zich geen probleem, maar veel leerlingen blijken te vergeten wanneer ze examen hebben. De eigen leerkracht herinnert in de laatste les nog even aan het examenmoment en belt of mailt sommige leerlingen na, om te zorgen dat ze daadwerkelijk op tijd gaan verschijnen. Nu kregen de docenten de informatie niet over wanneer hun eigen leerlingen examen hadden, met als gevolg dat de schop onder de kont niet gegeven werd en 40% meer no-show. De oplossing? De eigen docent krijgt voortaan ook de lijst van de eigen leerlingen.

Wil je ook aan de slag om je werkprocessen onder de loep te nemen, zodat je werkdruk daalt en de kwaliteit van je werk omhoog gaat? Neem contact met me op.

© 2018 – Carla van Wees

 

 

Van push naar pull tegen informatieoverload

Word je ook doodgegooid met informatie, door je collega’s, centraal vanuit de organisatie of via nieuwsbrieven, waar je jezelf wel is waar voor ingeschreven hebt?

Het zijn allemaal Pushberichten. Dat wil zeggen, dat je informatie toegestuurd krijgt, ook als die niet relevant voor je is, of op dat moment niet relevant. Bij Pull, haal je zelf berichten op, op het moment dat je het nodig hebt.

Om hier grip op te krijgen, kun je het beste je eigen Pull-systeem inrichten.

Hoe doe je dat?

  1. Schrijf je uit voor nieuwsbrieven waarop je uitgekeken bent. (Ja, dat geldt ook voor die van mij.  Stuur me gerust een Linkedin-uitnodiging om in contact te blijven)
  2. Laat je van interne mailinglijsten halen, die niet relevant voor je zijn. Verbazingwekkend hoe vaak mensen ‘voor de zekerheid’ op een mailinglijst staan.
  3. Maak onderscheid tussen het proces van mail beoordelen (zie 4) en mail afhandelen. Beoordeel maar een paar keer per dag. Afhandelen kan op elk gewenst moment.
  4. Selecteer bij de poort: Daarbij zijn een aantal criteria aan de orde:
    • Wel/niet relevant. Gooi niet-relevant meteen weg. Laat het niet in je inbox slingeren, waar het toch elke keer je aandacht trekt.
    • Nu van belang/interessant voor later. Zaken die nu van belang zijn, kun je maar beter meteen lezen. Dit zijn dingen, waarvan je op deze werkdag, op de hoogte moet zijn. Zaken die interessant zijn, maar niet relevant voor je werkdag vandaag, kun je in een map ‘lezen’ of ‘nieuwsbrief’ plaatsen.
  5. Bepaal een leesmoment en zet dat in je agenda. Veel mensen vinden de vrijdagmiddag een prettig moment om door informatie heen te gaan, of een half uurtje na de lunch op een willekeurige dag.
  6. Laat mail met informatie die misschien relevant is, of in de toekomst relevant, gewoon staan in je mapje, maar ga het niet uitgebreid lezen. Via een zoekterm kun je de gewenste mail wel weer boven water krijgen, op het moment dat je het nodig hebt, of sla het op onder het onderwerp.
  7. Sla meegeleverde documenten op een goede plek op in ‘Mijn documenten’ en gooi de mail weg. Zo kun je het terugvinden, op het moment dat het wel relevant is.

Op deze manier, bepaal je zelf (pull) wanneer je de gewenste informatie naar boven haalt. Jouw eigen gedrag bepaalt, of je last krijgt van informatieoverload via de mail. Aan de push-kant, is er namelijk niet altijd wat aan te doen.

© 2018 – Carla van Wees