Ik lees nooit meer mijn mail!

Een uitspraak van Eline, die ik laatst sprak op een netwerkgelegenheid. ‘Iedereen weet inmiddels dat ik dat doe, dus bellen ze me en dan open ik de bijbehorende mail.’ Klinkt als een werkende oplossing, toch? Nou nee, Eline vertelde verder: Dat ze toch wel richting overwerkt aan het gaan was. Dat ze door de bomen het bos niet meer zag.

Bij doorvragen blijkt, dat ze haar mail wel doorkijkt op haar telefoon. Om er vervolgens niks mee te doen. Klikken, lezen, klikken, lezen, klikken, lezen….. en er helemaal niets mee doen. Als ik haar vertel, dat heel veel mensen dat doen. Knikt ze schuldig. Heel herkenbaar.

Wat je doet, is het probleem verplaatsen en vergroten.

Behalve een volle mailbox, krijg je nu ook nog eens heel veel telefoontjes. En laat je dingen uit je handen laat vallen, om de volgende beller maar tevreden te stellen.

Je hebt drie problemen: een volle mailbox, veel telefoontjes en onduidelijke prioriteiten.

Hoe pak je dat nu aan?

Ten eerste, moet je leren dat er een verschil is, tussen het beslisproces over de binnenkomende mail en de afhandeling zelf. Het stroomlijnen van het beslissen, daar zit de eerste winst!

De keuzes zelf zijn niet moeilijk: niet doen, delegeren, meteen doen of later doen.

Bij negen van de tien mensen met een bomvolle mailbox, stokt het hier al. En dat heeft dan weer te maken met het gebrek aan zicht op zaken die prioriteit hebben. Als je geen prioriteiten stelt en alles belangrijk vindt, dan zul je blijven werken volgens het principe van de hardste schreeuwer krijgt aandacht. Aan de volgende stap, beslissen wanneer je wat gaat doen, kom je dan niet meer toe.

Kun je niet beslissen over een mail of je er wel of niet wat mee doet en wanneer dan? Tijd om te bepalen waar je in je werk nou eigenlijk naar toe wilt en wat dus prioriteit heeft.

Aan de slag met je volle mailbox en gebrek aan beslisvaardigheid en prioriteiten? Neem contact met me op.