8 Signalen dat je te veel probeert te doen

Staar je in wanhoop naar je takenlijst? Voel je je overladen?

Als je alles probeert te doen op je takenlijst, is falen het enige resultaat waarvan je zeker weet dat je het zult halen.

Wat zijn de 8 signalen dat je jezelf aan het overladen bent?

  1. Taken vergeten. Oeps, ja, dat zou ik doen. Het staat zelfs op mijn takenlijst. Toch vergeten.
  2. Niet aan je belangrijkste taken toekomen. Je bent vooral bezig met ‘gedoe’. Kleine dingetjes, die wel gedaan moeten worden, maar geen topprioriteit hebben.
  3. Taken maar niet doen. Je weet, het zou wel moeten, maar laat maar. Je ziet wel of je er problemen mee krijgt.
  4. Dingen beloven, die niet haalbaar zijn en daarmee anderen en jezelf teleurstellen. Je zegt dat je vandaag nog iets afmaakt, maar je weet al dat dat moeilijk gaat worden. Toch doe je de belofte, omdat je zo aardig bent en de ander geen ‘nee’ wilt verkopen.
  5. Gestrest zijn. Je veroorzaakt je eigen stress. Voornamelijk door punt 4.
  6. Piekeren in plaats van slapen. Je brein blijft ’s avonds doormalen, omdat je nog zoveel te doen hebt en je niet weet hoe het voor elkaar te krijgen.
  7. Gelegenheden missen. Je had je willen inschrijven voor die cursus, maar nu is de inschrijfdatum al verstreken. Gemiste kans.
  8. Werk moet over. Je hebt haastwerk geleverd, want je hebt tenminste iets willen opleveren. Nu moet het over of gecorrigeerd en kost het je nog meer tijd.

De drie stappen die je moet zetten om dit onder controle te krijgen:

  1. Je werklast in kaart brengen. Welke projecten lopen er, welke taken zitten er aan vast en wat zijn de deadlines.
  2. Prioriteiten stellen. ‘Kill your darlings’. Het kan niet allemaal, dus pik er drie uit.
  3. Een planning maken. Werk terug vanaf de deadline. Wanneer heb je tijd om aan je project te werken. Kom je uit als je ook nog wat marge neemt voor problemen?

Maak jij je schuldig aan het overladen van jezelf?

Ik help je overzicht te krijgen, prioriteiten te stellen en goede planning te maken.

 

Zo verschrikkelijk niet-Lean!

Het is al jaren geleden, maar het staat me nog bij als de dag van gisteren, omdat ik het te bizar voor woorden vond en nog steeds vind. Waarschuwing! Oma vertelt, dit is nog van voor het internetloket.

In de modder van mijn nieuwbouwachtertuin wilde ik graag een standaard blokhutje plaatsen. Zo’n simpel bouwpakket. Je kent ze wel. Dus bij de gemeente geïnformeerd hoe te handelen. Gelukkig bleek ik meldingsplichtig en niet vergunningplichtig. Desalniettemin moest ik een aardig pakket papieren inleveren. Stuk of  6 pagina’s standaardformulier, een plattegrond van de plek en een tekeningen van het huisje volgens een of andere NEN-norm. Vooraanzicht, zijaanzicht, en achteraanzicht.

Eerst maar eens opzoeken wat dat was (Nederlandse EenheidsNorm). Oei, die tekening had ik niet en die bestond ook niet. Laten maken was duurder dan het hele tuinhuisje inclusief plaatsing en laten schilderen. Gelukkig kon de medewerker van de gemeente me geruststellen: het hoefde niet. Ik mocht zelf een tekening maken of een plaatje uit een folder gebruiken. Waarom dat er in de informatie niet bijstond kon ze me ook niet vertellen. Ze houden blijkbaar van gebeld worden met standaardvragen.

Volgens de regels moest ik bepaalde papieren in viervoud aanleveren en anderen in vijfvoud. Sukkel die ik ben, had ik gewoon alles in vijfvoud moeten aanleveren, maar dat vond ik zonde van het papier. Helaas vergiste ik me (drie keer de papieren nageteld, ik betwijfel nog steeds of het mijn fout was, maar goed, laten we daar maar vanuit gaan), waardoor er een papier ontbrak.

Vervolgens kreeg ik een gemeenteambtenaar uit de bouwhoek aan de lijn (verkorte weergave van het gesprek):

“Kunt u nog een kopietje aanleveren van dat papier? Er ontbreek 1 kopie. Heeft u het origineel nog?”

“Nee, het origineel heeft u. Dat staat in uw regels”.

“O ja, dat is waar. Heeft u dan een kopie gemaakt voor uzelf, zodat u die op kunt sturen?”

“Ja, die heb ik wel, maar is het niet sneller als u zelf even een kopietje maakt van het origineel?”

Afijn, een lang verhaal kort: Daar kon ie niet aan beginnen en zonder vijfde kopietje kon ie toch echt niet verder. Ik was niet te goed, of ik moest een extra kopie maken en opsturen.

Nog erger, als ik geen eigen kopie thuis had liggen, dan zou ie alles terugsturen en dan moest ik het opnieuw indienen.

Het was een enorme service dat hij mij belde en dat ik het extra kopietje apart mocht insturen! Lucky me!

De beste man heeft echt 10 minuten van mijn en zijn tijd verspild, door vol te houden dat ie echt niet zelf een kopietje kon maken. Hij heeft geld verspild aan een telefoongesprek en wachttijd gecreëerd in de doorlooptijd van de aanvraag. Verder is er papier verspild, een postzegel en envelop, en nog meer van mijn tijd.

Saillant detail: we delen het huisje met de buren. Ook zij moesten de hele santenkraam invullen en in vier- en vijfvoud inleveren. Eén tuinhuisje, een stapel van 4 cm aan papier.

Tot op de dag van vandaag, vraag ik me af: Waarom?