8 Oorzaken van een falende takenlijst

Takenlijsten: de één zegt ze werken niet, de ander zweert erbij. Tony Crabbe, een nieuwe timemanagementgoeroe, wil dat je al je takenlijsten weggooit, omdat je wat belangrijk is, toch wel onthoudt.
Iedereen die wel eens midden in de nacht wakker geschrokken is, van iets dat ie vergeten is, weet dat het waar is. Het probleem is, dat je brein je er niet altijd op het juiste moment aan herinnert, wat stress tot gevolg heeft. Een goeie takenlijst herinnert je er wel op het juiste moment aan en daarom zweert iemand als David Allen bij takenlijsten.

Een aantal psychologen heeft een onderzoek gedaan naar het effect van onafgemaakte taken op je focus. Wat blijkt:

Onafgemaakte taken leiden af.

Ergens ben je mentaal blijkbaar nog bezig met wat je niet af had, waardoor je je niet volledig op de huidige taak kan richten.

Krijg je de gelegenheid om een plan te maken om die taken wel af te maken, dan gaat je prestatieniveau weer omhoog.

Toch roepen veel mensen dat hun takenlijst niet werkt en dat klopt. Ze maken een aantal klassieke fouten. Hieronder vind je er acht.

8 Klassieke fouten als het om takenlijsten gaat
  1. Je hebt er geen. Geeltjes of lege enveloppen is niet de oplossing. Je hebt echt een takenlijst nodig. Of het papier of elektronisch is, doet er niet toe, als je er maar één hebt.
  2. Je hebt er teveel. Op allerlei plekken in allerlei apparaten, dus moet je op te veel plekken kijken en dus kijk je niet.
  3. Je hebt hem niet bij je. Net nu je hem nodig hebt. Je hebt hem gewoon altijd nodig. Als je het niet opgeschreven hebt, ga je het vergeten.
  4. Je kijkt er niet op. Wonderbaarlijk dat je er wel dingen op schrijft, maar niet op kijkt. Telkens als je ergens mee klaar bent, kijk je op je lijst.
  5. Het is een puinhoop: van alles op je lijst wat al gedaan is of gepasseerd station. Je moet regelmaat door je lijst spitten om te zorgen dat ie actueel blijft.
  6. Er zit geen logica in: zakelijk en privé door elkaar en zaken met hoge prioriteit gemengd met lage prioriteit
  7. Geen taken op je lijst maar aantekeningen, opmerkingen, projecten. Veel te grote zaken, die niet in één keer af te vinken zijn.
  8. Het is technisch te ingewikkeld: bijvoorbeeld een app met te veel mogelijkheden.
De eigenschappen van een werkende takenlijst:
  1. bestaat uit maximaal 7 punten per dag
  2. bevat hapklare brokken in plaats van olifanten
  3. heeft eventueel een langere lijst op de achtergrond
  4. bevindt zich op maximaal 2 plekken

Een takenlijst hoeft ook niet per se een afvinklijstje te zijn. Als je het prettig vindt, kun je het bijvoorbeeld ook in de vorm van een mindmap doen.

Moeite met je werk organiseren en prioriteren? Ik help je graag.

 

6 Tips in plaats van de zweep

Soms heb je van die dagen, dat dingen niet lopen zoals je wilt. Je hebt tegenslag of je zit laag in je energie, omdat je een slechte nacht hebt gehad. Je kunt jezelf natuurlijk met een figuurlijke zweep geven, maar aan het eind van de dag ben je dan waarschijnlijk behoorlijk gesloopt en is je productiviteit toch niet zo hoog geweest.

Je kunt het ook anders aanpakken. Stop met doorzetten en….

  • ga iets makkelijks doen, dat je weinig tot geen energie kost en waar je toch iets aan hebt. Plan dat lastige dat nu niet lukt in voor een ander moment.
  • ga iets doen dat energie geeft: een powernap, een actief spelletje, of sporten. Gewoon bewegen, bijvoorbeeld door te lopen en met je handen te bewegen terwijl je praat helpt al om je energieker te voelen.
  • ga iets doen dat ontspant: iets lezen, een wandelingetje, meditatie, of een simpel spelletje. Na een kwartier kun je vanuit ontspanning kijken of je die lastige taak nu wel kunt doen. Zo niet, pak dan strategie 1.
  • besteed je probleem uit aan iemand anders en leg zelf je aandacht bij iets dat daar niets mee te maken heeft.
  • Ga opruimen. Opruimen geeft ruimte en vaak komt je energie dan wel weer terug.
  • Ga even bij iemand klagen. Je hart luchten bij iemand die wel een paar minuten zonder commentaar te geven naar je kan luisteren, haalt je frustratieniveau naar beneden, waarna je verder kunt.

Maak het jezelf makkelijk en accepteer dat je je dag niet hebt. Dat scheelt verspilling van je energie.

Welke ga jij toepassen?