Meer dan 300 mail in zijn inbox….

Laatst gaf ik een training Tem je mailmonster bij een middelgroot bedrijf. Een van de deelnemers was een beleidsmedewerker, die de verantwoordelijkheid had voor diverse projecten en ook nog een aantal teams aanstuurde.

Aan zijn agenda was dat niet te zien. Er stonden een aantal afspraken in, maar dat was het wel. Hij had wel het idee, dat hij teveel werk op z’n bordje had.

“Ik heb het enorm naar mijn zin. Ik vind het werk ontzettend leuk en er is niks mis met hard werken, maar het wordt me langzamerhand wel te veel”.

Natuurlijk kun je dan een aantal projecten schrappen. Maar welke dan en hoeveel?

Omdat bijna 100% van het werk via de mail binnen komt en ze Outlook als mailprogramma hebben, ligt het dan voor de hand om daar eerst eens naar te kijken.

We schoven aan op zijn werkplek en gingen eens kijken in Outlook. Dik 300 mail in de inbox.

“Tja, dat zijn waarschijnlijk allemaal dingen waar ik nog wat mee moet of waar ik op een antwoord wacht. Dat wil ik niet uit het oog verliezen, daarom laat ik het maar staan.”

Ondertussen had hij geen idee meer hoeveel uur werk er in die inbox aanwezig was. En op bepaalde mail, had ie al antwoord gehad, zag ie, terwijl hij door de mailbox scrolde.

We zijn samen aan de slag gegaan met een andere manier van werken. Geen mail meer in de inbox laten staan, maar slagvaardig beslissingen nemen over of je iets er mee doet en zoja, wanneer dan en de mail een plek geven in agenda of op de takenlijst.

Twee werkplekbezoeken later liet hij trots zien, dat het lukte om zijn inbox leeg te krijgen gedurende de dag. Ook was zijn agenda gevuld met afspraken en momenten waarop hij aan zijn projecten ging werken. Te vol, dat wel. Toch was hij er blij mee.

“Ik heb nu veel beter overzicht over wat ik allemaal op mijn bord heb. Ik zie nu ook, wat er teveel is en wat ik wel aankan. De volgende stap is al gepland: een afspraak met mijn leidinggevende, waarin ik een voorstel doe, om bepaalde taken en projecten van mijn takenpakket af te halen. Ik kan nu heel concreet laten zien, waar ik mee bezig ben en hoeveel tijd me dat kost. Ik denk dat er nu wel naar mij geluisterd gaat worden, omdat ik kan onderbouwen dat mijn werkdruk te hoog is, in plaats van alleen aangeven dat ik het gevoel heb, dat ik te veel werk heb.”

Heb je te veel hooi op je vork, dan is de eerste stap orde op zaken stellen. Plannen en organiseren om je werklast in kaart te brengen. Zonder dat, is het lastig om je leidinggevende te overtuigen dat je werkdruk te hoog is. Als je overzicht hebt over wat er allemaal te doen is, ontstaat een plaatje dat je kunt matchen met je doelen en kun je gedegen keuzes maken over wat je wel en wat je niet gaat doen.

Ik help je daar graag bij.

 

Eisenhowerkwadrant 3 en 4: Wat moet je er mee?

Eisenhower bedacht een methode om je werk te beoordelen op urgentie en belang: het Eisenhowerkwadrant.

Heel veel mensen vinden kwadrant 3 van het Eisenhower diagram maar moeilijk. Wat is nou wel urgent, maar niet belangrijk? En kwadrant 4, niet belangrijk en niet urgent. Daar moet je je toch helemaal niet mee bezig zijn! Weet jij hoe het zit? In deze video vind je het antwoord.

Ook weten hoe het zit met kwadrant 1 en 2 en hoe je er voor zorgt dat er nooit meer discussie is over de term “urgent”? Bekijk deze video: Waar een ouwe president al niet goed voor is.

© 2018 – Carla van Wees