Ik heb toch geen transportbedrijf!

Transport als verspillingsfactor op je werk. Waar moet je als kenniswerker dan aan denken?

Per slot van rekening vervoer je geen goederen en heb je ook geen lopende band in een fabriek.

De besparingsmogelijkheden lijken soms erg voor de hand te liggen en toch doen veel klanten van mij het niet. Of ze nou zzp’er zijn of in loondienst, maakt ook niet uit.

Vaak uit angst om iemand af te schrikken of niet (klant)vriendelijk genoeg gevonden te worden, maar in overleg blijkt vaak meer mogelijk dan je verwacht. Veel mensen vind het moeilijk om “nee” te zeggen tegen iemand, als er geen afspraak in hun agenda staat, maar wel werk gepland.

Of er wordt ten onrechte niet geïnvesteerd in moderne  middelen, omdat gedacht wordt dat de ander daar weerstand tegen heeft. Dat is niet altijd terecht.

Angst om niet klantvriendelijk genoeg gevonden te worden, weerhoudt mensen er van hun werkdag efficiënt in te delen.

Wat kun je allemaal doen?
  • Door te letten bij het maken van afspraken op welke locatie je afspreekt. Bij een klant ver weg kun je elkaar bijvoorbeeld halverwege ontmoeten. Flexwerkplekken zat tegenwoordig. Andere mensen vinden het ook wel eens leuk om op een andere locatie te komen!
  • Door afspraken te combineren die in dezelfde richting liggen. Ook als dat betekent dat je niet altijd een ander de zin kunt geven als het gaat om dag en tijd. Door het te bespreken kan er ook nog een situatie uitrollen die voor beiden gunstig is.
  • Door moderne communicatiemiddelen in te zetten in plaats van echt naar iemand toe te gaan. Met een goede internetverbinding kun je via videoconferencing ook goed met elkaar communiceren. Misschien moet je investeren in een snellere internetverbinding en is het even wennen, maar het kan je enorm veel reistijd besparen.
  • Door te zorgen dat je een modern handsfree systeem in je auto hebt, zodat je kunt bellen of gebeld worden in je auto of je smsjes voor kunt laten lezen. Zo kun je zaken afhandelen, terwijl je in de file staat. Of je plant je trip zo dat je niet in de file komt natuurlijk.
  • Door te zorgen dat je je voorraadbeheer op orde hebt, zodat je niet naar een winkel terug hoeft, omdat je wat vergeten bent of dat je de ene week printerpapier gaat halen en de volgende week de inkt. Of je laat het bezorgen natuurlijk, maar dan wel tegelijkertijd.

Zo zijn er nog wel meer dingen te bedenken die met transport te maken hebben waar je besparing kunt realiseren als je de moeite neemt er even over na te denken.

Zijn het dingen waar je enorme tijdbesparing op kunt verwachten? Op de korte termijn niet. Maar even een kort rekensommetje: een uur per week hierop besparen, levert bij 40 weken werken een complete werkweek extra op. Om nog te zwijgen van de benzinekosten.

Meer tips over efficiënt werken ontvangen? Schrijf je in voor de 3 strategieën van werkstressvrije mensen.

 

Doe jij aan overproductie?

Heb je wel eens gehoord van ‘Lean’?

Het ‘Lean’ principe komt uit de Toyotafabriek.

Het gaat erom zo veel mogelijk waarde voor de klant te genereren, met zo min mogelijk verspilling.

Het leuke van dit principe is, dat zo min mogelijk verspilling vaak betekent, dat je jezelf het werken makkelijk kan maken. Dat is lekker! Meer waarde voor je klant en zelf minder in de stress.

Als kenniswerkers dan gaan lezen over ‘lean’, haken ze vaak al gauw af. ‘Lean’ komt uit een fabriek en de vertaalslag naar een kantoor vinden veel mensen lastig.

Neem de term “Overproductie”. In een fabriek is het zonneklaar: Je maakt meer producten dan er nodig zijn en dan blijf je er mee zitten. Je krijgt het niet verkocht. Hoe zit dat dan op kantoor?

Dan moeten we eerst kijken naar wat overproductie is:

Overproductie: sneller en meer dan de klant nodig heeft.

Je kunt het je haast niet indenken, maar soms kun je te snel zijn met iets. Stel: Je moet een nieuwe website bouwen voor een klant. Je bent twee weken eerder klaar dan afgesproken. Jij hebt jouw deel al gedaan, stuurt alvast de factuur en de hosting van de site gaat ook al lopen. Je wilt ook al een afspraak maken voor feestelijke presentatie van de nieuwe site. Jij bent er helemaal klaar voor.

Soms wordt een klant daar heel blij van, maar soms ook niet. De content voor de website is nog niet klaar, want je klant dacht dat ie nog twee weken had. Ruimte voor die presentatie heeft ie op dit moment ook niet en alle medewerkers moeten toch nog even een nieuwe foto voor op de nieuwe site.

Je klant was nog niet zo ver als jij en wordt daar dus ook niet blij van.

Sneller klaar, kan dus een vorm van overproductie zijn.

En meer dan de klant nodig heeft?

Je doet een onderzoek in opdracht over een bepaald onderwerp. In je enthousiasme neem je ook een gerelateerd onderwerp mee in je rapport. Interessant, maar niet waar de opdrachtgever om heeft gevraagd. Het is maar de vraag of de opdrachtgever de waarde ervan inziet.

Je loopt met alles wat je doet ‘voor de zekerheid’ het risico dat je met overproductie bezig bent. Soms zit je daarmee goed, maar niet altijd!

Een motiverend inzicht

 

Deze week sloot ik een individueel traject met een klant af.

Ze is therapeute en goed in haar vak. Wat er omheen moet gebeuren, mail beantwoorden, vergaderen, onderzoeks- en gespreksverslagen schrijven, vindt ze minder.

Ze had 3000 mail in haar inbox, deels ongelezen en onafgehandeld. Ze had last van werkstress, doordat ze veel open eindjes had en ook nog veel zaken liggen die ze nog niet eens in gang gezet had, maar die wel moesten gebeuren. Haar onderzoeks- en gespreksverslagen waren nooit op tijd af. Met name dat laatste was problematisch, omdat het de voortgang voor de cliënt in de weg stond. Het gevolg was overwerken.

Haar werkgever wilde wel investeren in een traject, omdat ze goed is in therapie geven. Zelf had ze er wel zin in, maar ze had ook zo haar bedenkingen.

“Was ze niet te oud om het te leren?”

“Zou ze het wel kunnen leren, want het ging haar niet van nature makkelijk af?”

En ze had ook geen affiniteit met computers, waarop ze uiteraard de nodige dingen moest doen.

Omdat ze wel bereidwillig was om te leren zijn we aan de slag gegaan, met hoe je je mail efficiënt afhandelt, hoe je plant en organiseert en achterhalen waardoor ze haar verslagen nooit op tijd afhad, zodat dat opgelost kon worden.

Aan het eind van zo’n traject hoop ik dan altijd dat mensen blij zijn met wat ze aan praktische, toepasbare zaken geleerd hebben. Gelukkig was dat ook bij haar het geval, maar ze kwam ook met een inzicht dat voor haar nog veel belangrijker was.

Het feit dat ze prioriteit had leren geven aan plannen, organiseren en prioriteren en dat dat de kwaliteit van haar werk ten goede kwam.

Ze heeft haar verslagen op tijd af voor de overdracht, collega’s krijgen antwoord op hun mail, er is ruimte voor bijscholing en ze is minder gestrest.

Ze ziet nu de waarde van je werk organiseren in, voor haarzelf en haar cliënten.

 

Ik ben geen bakjesmens!

“Ik ben geen bakjesmens!” is wat iemand laatst tegen me riep in een gesprek over het aanbrengen van structuur. Nou ben ik vrij makkelijk daarin. Als je geen bakjes wilt, kiezen we wat anders. Het punt is alleen, dat mensen die geen bakjesmens zijn, over het algemeen ook geen ordnermens, hangmapmens of dozenmens zijn. Het zijn meer hoekje-van-de-tafel-, puntje-van-het-aanrecht- en stapeltje-naast-de-bank-mensen.

Helemaal prima als je er verder geen last van hebt. Helaas loopt het nog al eens uit de hand en kan het stapeltje naast de bank nog best wat hoger en past er ook nog een stapeltje naast.

Waarom hebben bakjes het nou gedaan?

Op het moment dat je een bakje neerzet en daar je post en taken in verzamelt, krijg je zicht op wat er allemaal ligt. Dat bakje staat je daar continu te herinneren aan die brief van de overheid in onbegrijpelijk taal, die rekening die je nog moet betalen, de aantekeningen die je nog uit moet werken en dat vervelende telefoontje dat je nog moet plegen.

En tot overmaat van ramp kan zo’n bakje ook vol raken en confronteert je daarmee met je uitstelgedrag.

Zolang die post en aantekeningen nog in stapels zwerven door het huis, tussen tijdschriften, oude kranten, het boek dat je aan het lezen bent en de hondenriem, kun je die vervelende taken heel makkelijk negeren.

Daarom denk ik dat bakjes het gedaan hebben bij sommige mensen en dat als je af wilt van je rommelige kantoor of huis, je je weerstand tegen die vervelende taken moet tackelen in plaats van je weerstand tegen bakjes.

Die arme bakjes, die kunnen er toch ook niks aan doen?