Eeuwige bereikbaarheid

Ik herinner mij een stripje van Sigmund de psychiater, waarbij hij trots zijn mobieltje toonde aan een collega, waarbij hij aangaf dat hij altijd bereikbaar moest zijn in verband met zijn belangrijkheid. De andere psychiater zei, dat hij zijn mobieltje weg had gedaan, omdat hij zo belangrijk was, dat hij zelf bepaalde wanneer en voor wie hij bereikbaar was. Hierna gooide Sigmund zijn mobieltje in de vuilnisbak.

De komst van de mobiele telefoon heeft de ANWB-alarmoproepen de das om gedaan. Wat niet erg is. Dat we makkelijker bereikbaar zijn is natuurlijk heel prettig. De keerzijde is de eeuwige bereikbaarheid. We hebben de neiging de telefoon op te nemen, ook als het moment niet schikt. De angst om iets te missen is wel erg groot geworden. Het credo “Een goede haan kraait twee keer” is totaal in onbruik geraakt.

Tips om beter om te gaan met telefonische bereikbaarheid:

Neem niet op als het niet schikt. Het verbaast mij altijd, dat als je vraagt of het schikt dat je belt, je nog al eens het antwoord krijgt dat iemand in een vergadering zit of bij de kassa van de supermarkt staat af te rekenen en dat het dus niet schikt. Waarom dan toch de telefoon opgenomen?

Vraag dus altijd even of het schikt. Soms neemt iemand gedachtenloos op en blijkt ie over 5 minuten naar een afspraak te moeten of het onderwerp vergt even wat meer tijd. Maak dan een belafspraak.

Antwoordapparaat of voicemail inschakelen: Sommige mensen menen dat het “not done” is om een antwoordapparaat aan je telefoon te hangen. Dat zou niet klantvriendelijk zijn. Persoonlijk denk ik dat ik beter een klant te woord kan staan als ik er de tijd voor heb en op een geschikte locatie ben, dan dat ik tegelijkertijd probeer af te rekenen bij de kassa.
Natuurlijk krijg je dan soms situaties dat je elkaars antwoordapparaat inspreekt, maar daar moet je een beetje de hilariteit van inzien. Uiteindelijk krijg je elkaar wel te pakken en is dan vaak het ijs tussen vreemden al gebroken.

Spreek gerust mijn voicemail in als ik niet op neem en geef dan ook even aan wanneer je het makkelijkst bereikbaar bent!

Dit ga ik niet meer doen!

Sommige taken kun je beter deleten dan doen

Lijkt je takenlijst eindeloos?

Word je er moedeloos van?

Sommige dingen moet je gewoon niet doen. Toch zijn ze op je takenlijst terecht gekomen. Op zich is dat prima. Dat helpt om overzicht te krijgen en tot actie te komen, maar er is wel een grens. Of balans, net wat je wil.

Het is zaak om regelmatig te wieden in je takenlijst en de volgende 3 dingen eraf te halen:

  • Zaken met lage prioriteit. Zaken met lage prioriteit leiden af van zaken met hoge prioriteit. Als er heel veel van zulke zaken opstaan, dan is het tijd om een stel te schrappen. Vaak zul je niet eens merken dat ze er niet opstaan.
  • Taken die de verkeerde kant opgaan. Zijn het dingen die je afleiden of dingen die je dichter bij je doel brengen? Misschien vind je het heel leuk om te doen, maar brengt het je niet dichter naar je doel.
  • Dingen die echt niets opleveren. Toch op de één of andere manier ooit op je lijst terecht gekomen, omdat je ooit dacht dat het nuttig was, maar nu is dat niet meer zo. Schrappen die handel.

Sluipen dezelfde dingen toch telkens je takenlijst op? Of je zorgt dat je het voor eens en altijd regelt, of je maakt een ‘ga-ik-niet-meer-doen-lijst’ die je elke keer dat je wiedt, ook even doorkijkt.

Rode vlaggetjes alarm!

Laatst gaf ik een praatje over ‘Tem je mailmonster’ voor een groep zzp’ers. Ik laat dan ook altijd live zien, hoe dat werkt met vlaggetjes in Outlook. Eén van de aanwezigen riep toen uit: ‘Maar als ik dat ga doen, dan wordt mijn takenlijst alleen maar steeds langer en krijg ik daar allemaal rode vlaggetjes, die ik dan weer moet verplaatsen. Dan ga je je mail managen in plaats van afhandelen.’

Nou geef ik hem helemaal gelijk, als hij zegt dat je mail niet moet managen, maar afhandelen, maar heeft hij gelijk dat je takenlijst alleen maar langer wordt, als je er een vlaggetje met datum aan hangt?

Nee, dat klopt natuurlijk niet. De hoeveelheid mail neemt niet toe, door er een vlaggetje aan te hangen. Het enige wat het doet, is dat het zichtbaar wordt, hoeveel taken je allemaal hebt! En als er heel veel rood worden, dan zegt dat dus iets over je werkdruk! Of dat je inefficiënt werkt, dat kan natuurlijk ook. Vaak is het een combinatie. Doordat je het zo druk hebt, ga je minder efficiënt werken, waardoor je werkdruk toeneemt.

Verschijnen er allemaal rode vlaggetjes, dan is het zaak om eens te kijken, wat voor taken het zijn, die telkens uitgesteld worden. Vaak zit daar een patroon in en gaat het om dingen die je beter kunt uitbesteden of helemaal niet meer doen.

Ben jij bang voor rode vlaggetjes? Ik help je van je angst af. Schrijf je in voor mijn mailmonstertraining!