De Leanspecialist voor kleinere bedrijven en organisaties

Herken je dit?

  • Je medewerkers hebben hart voor de zaak en werken hard, maar kunnen het werk toch niet of moeilijk bolwerken. Er blijft structureel werk liggen. De werkdruk wordt als hoog ervaren, ondanks plannen en organiseren.
  • Klachten van klanten worden niet goed opgepikt, klanten worden vooral als lastig ervaren en oplossingen duren te lang.
  • Er worden veel fouten gemaakt, die weer veel tijd kosten om op te lossen.
  • Kleine en grote ergernissen of problemen worden niet opgelost, omdat niemand er tijd voor heeft. Er worden lapmiddelen gebruikt.
  • Iedereen heeft een eigen manier van werken, die niet altijd op elkaar aansluit of even handig is
  • Het woord ‘eigenlijk’ wordt veel gebruikt. ‘Eigenlijk zouden we….’. Ondertussen gebeurt er niets.
  • Na pieken in de werkdruk worden dalen verwacht, maar die zijn er niet.

 

Als je dit herkent, dan is het tijd voor procesverbetering.

Het rekent af met een scala aan problemen, waarvan je niet verwacht, dat ze met elkaar te maken hebben.

Wat is procesverbetering?

Procesverbetering is het onder de loep nemen van een werkproces, bijvoorbeeld het  aanvragen van een hypotheek, de intake van een oudere in een verzorgingshuis, het aanvragen van een vergunning, om er verbeteringen in aan te brengen. Het proces wordt in kaart gebracht en er wordt precies gekeken welke stappen er gezet worden, wie daar bij betrokken is en welke middelen gebruikt worden. Vaak is dit dus afdelingoverstijgend.

Vervolgens wordt er gekeken of je daarmee wel doet wat de klant wil, of al die stappen wel nodig zijn, hoe het handiger, sneller en efficiënter kan.

Tenslotte wordt de nieuwe werkwijze ontworpen en gaat iedereen op die manier werken.

Waarom procesverbetering?

 

Continu verbeteren

Door werkprocessen te stroomlijnen kun je een scala aan problemen oplossen.

Het werkt als een sneeuwbal door voor alle betrokken partijen.

Voor de klant:

Veel bedrijven zeggen dat ze hun klant centraal stellen, maar in de praktijk luisteren ze slecht naar hun klanten en wordt de manier van werken afgestemd op wat voor het bedrijf handig is. De klant heeft maar te accepteren dat het zo werkt. Dat kan betekenen dat ze te horen krijgen dat iets niet kan, het zo niet werkt of lang duurt.

Ook voor producten geldt dat. Ontwerpers bedenken vaak wat ze zelf mooi en handig vinden, zonder dit te checken bij de mensen die het uiteindelijk gaan gebruiken.

Om echt de dienst of het product te leveren dat je klant wil, zul je naar je klant moeten luisteren en je werkprocessen zo inrichten, dat je dat kunt leveren.

Voor de medewerkers:

Medewerkers zijn degenen die het werk voor de klant doen. Dat moet dan wel een haalbare kaart zijn. Medewerkers die een zekere mate van autonomie hebben in hoe ze hun werk doen, hebben meer werkplezier en minder snel een burn out. Als het bedrijf goed voor hun medewerkers zorgt, zorgen de medewerkers goed voor de klanten. Er moet dan wel tijd en ruimte zijn om dat te kunnen doen.

Krijgen medewerkers dat niet, dan ervaren ze frustratie, omdat er met hun verbeterideeën niets gedaan wordt of hun problemen niet opgelost. Samen met een hoge werkdruk kan dat tot een hoog ziekteverzuim leiden, waardoor de werkdruk voor degenen die overblijven nog weer omhoog gaat.

Voor het bedrijf:

Winst maken is noodzaak voor een bedrijf. Om winst te maken heb je klanten nodig die je product of dienst kopen. Het maken van je product en dienst moet zo goed en efficiënt mogelijk verlopen om er geld aan over te houden.

Daarnaast heeft het bedrijf belang bij tevreden medewerkers. Mensen die met plezier hun werk doen, zorgen beter voor hun klanten. Bovendien raken mensen die invloed hebben op hun manier van werken niet zo snel burn out. Het ziekteverzuim is lager dan bij bedrijven waar dat niet zo is.

Door efficiënte bedrijfsprocessen zonder verspilling, kunnen bedrijven een hogere winst halen, met tevreden klanten en gemotiveerde medewerkers.

Zo kan het ook zijn:

  • Er wordt met plezier gewerkt en de werkdruk is goed, niet te hoog en niet te laag. Er is minder sprake van pieken en dalen door een betere spreiding van het werk in de tijd.
  • Met input van de medewerkers is de beste manier van werken uitgezocht en iedereen werkt op die manier. De klant wordt hierdoor met een constante kwaliteit bediend en overdracht van werk is gemakkelijk.
  • Problemen worden structureel opgelost in plaats van met lapmiddelen en medewerkers nemen zelf initiatief om problemen op te lossen en verbeteringen door te voeren.
  • Er worden veel minder fouten gemaakt die hersteld moeten worden.
  • Er is ruimte om bezig te blijven met procesverbetering. Tijden veranderen, dus je moet je blijven aanpassen.
  • Er wordt efficiënter gewerkt, met minder verspilling van tijd, geld en middelen wat leidt tot een beter bedrijfsresultaat.

Ik kan je helpen dit te bereiken

Als je aan de slag wilt met procesverbetering, dan kun je wel wat hulp gebruiken. Een kritische blik. Iemand die vragen stelt die binnen de organisatie al lang niet meer gesteld zijn. Iemand die mensen aan het denken zet. Iemand die je helpt de processen in kaart te brengen. Dat ben ik.

Ik werk met Lean als procesverbetermethode en ben Lean Six Sigma Blackbelt

Wil je meer weten over hoe Lean werkt en wat het voor jou kan doen?

Neem contact met me op om een afspraak te maken om meer te horen over Lean procesverbetering. We maken dan een afspraak op jouw of mijn locatie om te praten over wat het inhoud en wat het voor jou, je medewerkers en je bedrijf kan doen. Mail of bel: info@allinplace.nl of 06 28 97 26 22.

All in place - Carla van Wees

Vragen?

Twijfel over of het geschikt is? Of hoe het in z’n werk gaat? Veel van mijn klanten hebben deze vragen over procesverbetering.

Meer weten? Over wat Lean is en wat het voor je kan doen? Over trainingen op het gebied van efficiënt werken?

Bel gerust: 06 28 97 26 22 of mail me op info@allinplace.nl.

Testimonials

Ik vind jouw manier van overdracht heel plezierig. Rustig, helder en open. Daardoor voelde ik me meteen op mijn gemak en was er geen enkele aarzeling om vragen te stellen of te zeggen dat ik dingen niet begreep of niet wist.

Tweespraak

Carla heeft mij geholpen mijn werkzaamheden te structureren en orde te brengen in de mail-waan-van-alle-dag! Heel praktische tips en trucs zorgen ervoor dat ik nu meer dan voorheen toekom aan de werkelijk belangrijke taken en creëren zeker tijdwinst. Kortom, in zeer korte tijd veel resultaat.

Diane de VriesDdV Mensenwerk

Als zzp-er wilde ik meteen een goede start maken en Carla heeft me daarbij uitstekend geholpen. Ze is inspirerend, concreet en een fijne coach. Stel een vraag, je krijgt antwoord. De heldere visie over “Het Nieuwe Werken” van Carla, heeft mij in mijn organisatie van mijn eigen bedrijf al veel overzicht en ruimte gebracht.

Mariska HofflandMariska Hoffland reclame en vormgeving

Carla heeft mij fantastisch geholpen met het leren digitaliseren van mijn workflow en het beter omgaan met alle functies van outlook (mail, todo list, agenda). Tevens wist zij mij te coachen op mijn eigen perfectionisme, waardoor ik  effectiever met mijn tijd leerde om te gaan.

Medewerker Grafisch Lyceum Utrecht

Blog

verliesaversie

Verliesaversie en de visie van Lean

/
Ken je het begrip 'verliesaversie'? We ervaren verliezen als…
efficiënt werken

Waarom timemanagement soms niet werkt

/
Wat zegt ze nou? Timemanagement niet de oplossing? Ben ik…