Ofwel: Het dilemma van de vragensteller

Daar sta je dan, voor de kantoordeur van je collega of je leidinggevende met een dringende vraag. Je kunt niet verder met het betreffende project zonder antwoord op je vraag, maar de dichte deur is een duidelijke boodschap dat de persoon achter de deur (ik ga hier even uit van een “zij”) niet gestoord wil worden. Wat nu?

Je kunt natuurlijk kloppen, naar binnen gaan en toch je vraag stellen, maar daar is zij natuurlijk niet blij mee. Van vragensteller word je dan stoorzender.

Dan toch maar wachten tot ze beschikbaar is? Maar wanneer is dat? Krijg jij je werk nog op tijd af als je daarop moet wachten? Je wilt eigenlijk niet storen, maar je moet ook door met je werk!

Een oplossing voor plotselinge opkomende dringende vragen is er niet. Het moet dus uit een andere hoek komen. Er zijn een aantal eenvoudige middelen om te voorkomen dat je als vragensteller een stoorzender wordt.

Op de eerste plaats staat goed delegeren door je collega of leidinggevende. Weet je wat er van je verwacht wordt? Is het project goed doorgesproken? Heb je al vragen voorzien en kunnen stellen? Neem geen genoegen met een project dat op je bureau gelegd wordt met de vraag: “Doe jij dat even?” Hiermee voorkom je ad hoc vragen in een later stadium.

Wanneer mag je toch storen? Alleen bij brand? Of ook bij andere dringende zaken? Wat is dan dringend en wat niet? Maak hier afspraken over.

Een dichte deur is op zich duidelijk. Maar is het ook duidelijk wanneer je collega of leidinggevende weer wel beschikbaar is? Als je weet dat ze over een uur wel weer gestoord mag worden, dan is het makkelijker om even te wachten, dan wanneer je geen flauw idee hebt wanneer ze weer beschikbaar is. Vandaag nog? Morgen pas? Of volgende week? Vraag haar dus een briefje op te hangen met de tijd wanneer ze weer beschikbaar is.

Zit je nog in je inwerkperiode of doe je nieuwe dingen waarbij vaak vragen opkomen? Vraag om een spreekuur. Dat kan een persoonlijk overlegmoment zijn of een open spreekuur voor medewerkers in dezelfde positie als jij. Vragenstellers kunnen hun vragen verzamelen en weten wanneer ze antwoord krijgen. Ondertussen kan iedereen door met werk waar je geen vragen over hebt.

Hoe ga jij jezelf en anderen helpen geen stoorzender te worden?