E-mailen is natuurlijk heel erg handig, maar wordt vaak door mensen niet helemaal goed gebruikt. Af en toe gooit iemand dan de knuppel in het hoenderhok en wordt e-mailen (op termijn) doodverklaard. Deze keer was het de baas van Atos Origin, Thierry Breton, die verklaarde dat binnen 3 jaar er niet meer gemaild wordt binnen Atos Origin.

Is die mail nu echt zo’n probleem? Aangezien mijn man bij Atos werkt is de vraag natuurlijk makkelijk gesteld. Deze niet-representatieve steekproef laat zien dat het allemaal wel mee valt. Er wordt veel gewerkt met conferencecalls. Mail wordt gebruikt voor het versturen van stukken en het vastleggen van afspraken. Een stuk of 20 mailtjes per dag is best te overzien, mits je het gestructureerd afhandelt.

Het lijkt meer Atos zelf te zijn die het probleem veroorzaakt. Atos stuurt namelijk af en toe naar iedereen in het bedrijf dezelfde mail! Aangezien er wereldwijd 50.000 mensen bij Atos werken is dat erg veel mail. Dat gaat wel in groepen, maar dan nog worden er ontzettend veel mensen tegelijk in zo’n groep aangeschreven.  Dat is nog niet eens het probleem. Zo vaak gebeurt het niet en het is info die belangrijk is voor iedereen. Als iedereen het voor kennisgeving aanneemt is er niets aan de hand.

Het grote probleem ontstaat wanneer mensen op deze mail gaan reageren en wel, door op de “reply to all”-knop te drukken! Plop en een paar duizend mensen krijgen een enthousiast “goed idee” of iets dergelijks, in hun inbox. Waar natuurlijk zo’n 99,9 % van de mensen niet op zit te wachten.

Hilarisch wordt het, als daarna een stel betweters de overtreder laten weten dat ze niet van dergelijke mailtjes gediend zijn door, jawel, dat via de “reply to all” aan iedereen te laten weten.

Waar maar weer eens uit blijkt dat e-mail etiquette een onderwerp is, dat bij elk zichzelf respecterend bedrijf op de agenda moet staan. Duidelijke afspraken waar mail wel en niet voor wordt gebruikt. Hoe om te gaan met antwoorden op groepsmail en niet te vergeten: cc’en. Het is al bijna een werkwoord geworden.

Maak jij je wel eens schuldig aan ‘reply to all’?